Nosotros

Comenzamos nuestra actividad en 1.990, comercializando fotocopiadoras, telefaxs y máquinas de escribir. Todavía los ordenadores – y por supuesto, las impresoras- eran una inversión inalcanzable para muchas empresas.

Desde 2007 empezamos la actividad de renting de impresoras, siendo en la actualidad la actividad de mayor crecimiento de la empresa.

Conscientes de la importancia del servicio, en 1.998 conseguimos una certificación de calidad ISO 9002, siendo la primera empresa a nivel nacional (que tengamos constancia) de servicios informáticos en conseguirlo.

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Que impresora comprar para la oficina

Donde no comprar una impresora de oficina

Elegir una impresora de oficina es tan difícil como definir lo que es una oficina. Podríamos decir que es un lugar donde se imprimen documentos profesionales. Pero esta definición es demasiado amplia.

Como en todo en la vida, hay momentos donde no queda otra que pasar la frontera por algún sitio. A los efectos de definir una impresora de oficina, diremos que es aquella que imprime a partir de 300 páginas en negro y 100 de color cada mes.

Con esta definición dejaríamos fuera a las impresoras y multifunción de tinta ; su coste por página suele ser demasiado elevado

Si te preguntas que impresora comprar para tu oficina, puedo decirte de entrada donde no la vas a encontrar: en una gran superficie. Incluso las pequeñas oficinas necesitan impresoras más sofisticadas, eficientes y productivas que las que puedes encontrar en Carrefour o Alcampo. Antes de ponerte a comparar impresoras es conveniente que tengas en cuenta algunos consejos.

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Comprar una impresora de red

La mayoría de los negocios se decantan por impresoras en red que puedan utilizar varios usuarios. Estas máquinas ahorran recursos y suelen durar más tiempo. Ofrecen una mayor velocidad de impresión, un mejor manejo y opciones de acabado avanzadas. La mayoría son impresoras multifunción que pueden copiar, escanear, enviar mails y faxes.

Sin embargo, hay tantos modelos de impresoras de oficina en red, con diferentes características y capacidades, que elegir puede ser un proceso desalentador. Las hay con cable, sin cable, láser, LED, de tinta, de tinta sólida, monocromo o a color. Algunas permiten imprimir desde el móvil y además también hay variaciones respecto a los costes, tanto en el precio de la impresora como en el coste por página impresa.

En esta guía del comprador, te vamos a ayudar a comparar impresoras que se adapten a lo que necesitas. Explicaremos los tipos de impresoras de oficina, características y capacidades disponibles, opciones de red, costes y formas de pago. Incluso te daremos algún consejo práctico para elegir al proveedor adecuado.

Tipos de impresora de oficina

Impresoras Láser/LED

Las impresoras láser y LED, que son muy similares entre sí, son las más utilizadas en las oficinas. Utilizan una fuente de luz que proyecta una imagen en un cilindro giratorio que transfiere el tóner al papel. Son fiables y rápidas y producen textos con buena calidad de impresión. La capacidad de memoria es ideal para estar en red. Los costes de consumo son razonables porque el toner no es caro en comparación con otro tipo de consumibles.
Por contra, las impresoras láser y LED suelen ser un poco más caras y no son las ideales para imprimir fotografías.

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Tinta

Las impresoras de tinta son comunes para uso personal y oficinas en casa, aunque también pueden usarse para algún pequeño negocio. Éstas funcionan con tinta que fluye a través de unos cabezales. La inversión inicial es más baja y la calidad de las fotografías es alta, por lo que son fantásticas para imprimir folletos y documentos que contienen gráficos.

Aunque puedes encontrar impresoras de tinta en oficinas, es poco común. Esto se debe a los elevados costes de los consumibles, con lo que salen caras para imprimir elevados volúmenes. Además suelen ser más lentas. Últimamente algunos fabricantes están apostando por impresoras de tinta para la oficina, pero suelen costar mucho más que una impresora doméstica y tienen algunos inconvenientes.

Esto no quiere decir que una impresora de tinta no es apta para una oficina. De hecho, tanto HP como Epson y otros fabricantes ofrecen impresoras de tinta de elevadas prestaciones cuyo coste por copia compite -y en ocasiones aventaja- a las impresoras láser equivalentes. Suelen ser impresoras con cartuchos de color independientes -uno para cada color- y el precio de la máquina supera los 100 euros.

Sin embargo, su manejo diario suele ser más problemático que las impresoras de oficina con tecnología láser. Por tanto, y aún a riesgo de ser arbitrario, voy a descartar todas las impresoras inkjet.

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Otros tipos de impresoras

Impresoras de tinta sólida, que derriten bloques de cera de colores en el papel. Son comparables en fiabilidad, consumos y calidad de impresión en blanco y negro a las impresoras láser, pero son mejores en impresión a color. Son más pequeñas y compactas. Sin embargo son propensas a manchar y debido a que son poco comunes, hay menos variedad de modelos.

Impresoras de fotos, que sólo imprimen imágenes. La calidad de la fotografía es mucho mejor que la de otro tipo de impresoras. Son comunes para uso doméstico, pero pueden tener aplicaciones para negocios.

Impresoras de sublimación, con alta calidad de impresión fotográfica. La tinta se transfiere al papel aplicando calor. Este tipo de impresoras están reservadas para los negocios como empresas de diseño gráfico, cuyas impresiones de imágenes deben hacerse son soportes diferentes del papel. Los costes por página son extremadamente altos.

Impresoras con cable o sin cable

La mayoría de nosotros utilizamos impresoras sin cable en casa ¿Por qué preocuparse de conectar el ordenador a la impresora si puedes imprimir desde cualquier sitio? Pues porque las conexiones por cable son generalmente más rápidas, fiables y seguras, características que se valoran en una oficina, donde las impresoras se utilizan más a menudo y por más personas. Las conexiones inalámbricas son más flexibles y menos costosas de implementar. Son compatibles con dispositivos móviles como smartphones y tabletas.

Cada vez más el móvil se está convirtiendo en el centro de nuestra vida…y de la oficina. Por eso muchas empresas eligen instalar aplicaciones que permiten la impresión desde móvil por Wifi o Bluetooth. Esto se conoce como imprimir desde la nube o impresión móvil. No todas las impresoras son compatibles con esta tecnología, pero es una opción a considerar si su plantilla depende del uso del móvil. Algunas impresoras de oficina son compatibles con Apple AirPrint, Hp ePrint y Google Cloud Print, pero verifícalo antes de comprar.

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Color o Monocromo

Si los documentos de tu negocio son en texto plano, hojas de cálculo y cartas por ejemplo, una impresora monocromo te servirá. Pero si necesitas imprimir gráficos, logos e imágenes, es mejor decantarse por una impresora a color. Las impresoras monocromo todavía se venden sorprendentemente bien, porque sus consumibles son más baratos. Pero ten en cuenta que la impresora que elijas te durará varios años, por lo que si crees que en el futuro necesitas imprimir a color, deberas valorar otras posibilidades.

Características de las impresoras de oficina

Una de las primeras cosas a considerar, es si sólo necesitas impresora o una multifunción (MFP). Las MFP escanean, copian y envían emails. Los diferentes modelos combinan diferentes características.
Las MFP son rentables porque se evita tener que comprar varias máquinas y además ocupan menos espacio. Sin embargo, son más caras y si una persona está imprimiendo, nadie podrá copiar o enviar faxes simultáneamente.

Una impresora de oficina multifunción puede utilizarse como fax, escaner,copiadora e impresora. El ahorro no es solo de espacio. Ni de coste de adquisición. El principal ahorro vendrá por los consumibles; en lugar de tener cartuchos de repuesto y desperdiciar en tres tipos de consumibles (siempre hay un desperdicio al final de la vida útil del cartucho), solo tenemos uno.

Puede pensar que, si utiliza poco el fax o la copiadora, no merece la pena una impresora de oficina multifunción. Aún así, a la larga evitaríamos encontrarnos los consumibles deteriorados cuando vayamos a utilizar el fax o la copiadora.

Salvo que tengamos claro que solo necesitamos la función de impresora, es más rentable buscar una impresora de oficina que sea multifunción.

Y, si opta por una impresora de oficina multifunción, es importante que elija alguna que tenga la función de envio a correo electrónico; usted envía el documento como si fuese un fax, pero el receptor lo recibe en su bandeja de correo electrónico (aparte del ahorro, tiene mayor garantía de ser leído pues revisamos más a menudo que la bandeja del correo que la del fax).

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Velocidad y volumen de impresión recomendado

La siguiente consideración es la velocidad y volumen de impresión, lo que tiene un impacto significativo en el precio. Generalmente, con menos de 20 páginas por minuto (ppm) se consideran lentas para una oficina, de 20-40 ppm puede ser suficiente para la mayoría de las oficinas, y de más de 40ppm son ideales para la impresión de grandes volúmenes. Algunas de las máquinas más sofisticadas alcanzan las 100ppm, aunque esto es bastante más de lo que necesita un pequeño negocio.

En lo que refiere al volumen de impresión el rango puede ir desde los modelos básicos que tienen capacidad para 100 folios en la bandeja multiusos y 250 en la bandeja a las impresoras que tienen capacidad para 500 folios y 2000 folios en 2 o más bandejas adicionales.

La memoria

La memoria de la impresora es también una cuestión importante. La mayoría de las impresoras de oficina tienen de 64MB a 256MB de RAM, aunque algunas impresoras de gama alta permiten añadir memoria adicional. La memoría es importante para almacenar los trabajos a imprimir y liberar recursos en los ordenadores desde los que se imprime.

Impresión dúplex

Algo muy importante es la impresión automática a doble cara (duplex). Olvida las que te indican que tienen impresión manual a doble cara, porque eso significa que tienes que volver a cargar el papel (y al final no terminarás haciéndolo). La impresión dúplex no solo te permite ahorrar papel, sino también espacio ¿te has puesto a contar los archivadores que tienes almacenados de los últimos 5 años?.

Características adicionales

Alimentador automático de documentos (ADF), escanea, copia, envía mails y faxes con muchas páginas. Es una gozada cargar la bandeja de documentos y ver como la impresora se dedica ella solita a escanear o fotocopiar. Ojo, aquí tienes que tener en cuenta que muchas multifunción solo por una cara. Otras lo hacen por las dos caras, pero retornando el papel para volverlo a escanear, lo que aumenta la posibilidad de atascos. Lo ideal es que escanee en duplex de una sola pasada.
Bandejas multiusos, imprime en papeles específicos como sobres, postales, tarjetas…
Puntos por pulgada (dpi), cuantos más puntos en una pulgada cuadrada puedan caber, mayor será la nitidez de los documentos e imágenes.Pero esto no debería preocuparte;cualquier impresora imprime con suficiente resolución.
USB y lectores de tarjetas, para imprimir directamente desde la impresora.
Pantalla táctil interactiva, para un uso más intuitivo.
Consumo energético reducido.

Opciones de red

Compartir una impresora entre varios miembros del equipo tiene aspectos prácticos y económicos positivos. Para esto, la impresora debe estar conectada a la red de la oficina, lo que permitirá a los diferentes usuarios imprimir desde sus respectivas mesas, portátiles, móviles e incluso remotamente.

Hay dos maneras de conectar una impresora láser en red: comprar una impresora con funciones de red (WiFi o Ethernet) o conectarla a un ordenador que esté en red  (si la impresora solo tiene conección USB). Las impresoras de red son fáciles de conectar, pero son más caras. Los fabricantes suelen incluir un programa que automáticamente nos configura la instalación de la impresora en red.

Muchas oficinas necesitan más de una impresora. Si haces muchas impresiones en negro y pocas en color, considera comprar dos impresoras; una monocromo y otra el color. Puedes ahorrarte mucho dinero en consumibles, pues la impresión en negro es más cara si lo haces desde una impresora de color.

Además, no mucha gente suele confiar en que la impresora no vaya a tener atascos, así que lo más usual es comprar una impresora láser para cada departamento o grupo. Distintas impresoras pueden estar conectadas a la misma red, permitiendo a los empleados utilizarlas indistintamente. Esto es particularmente útil cuando alguien necesita imprimir a color mientras habitualmente usa una monocromo. Puedes incluso usar subredes, que permiten a ciertos usuarios el acceso a ciertas impresoras, lo que es útil para restringir el uso de las impresoras a color, que tienen mayores costes operativos.

Costes de impresoras de oficina

Al final, llegamos a la pregunta mágica: ¿cuánto cuesta una impresora de oficina? Es una pregunta difícil de responder sin saber las necesidades específicas de tu negocio, pero te voy a dar una idea.

Puedes comprar una impresora doméstica por menos de 80€, pero si esperas gastar lo mismo para la oficina es probable que te equivoques. Comprar una impresora domestica para tu negocio te puede salir caro, tanto en pérdida de productividad como en el coste de los consumibles. Las impresoras de oficina son más avanzadas y sofisticadas, y su precio lo refleja.

Las impresoras de tinta para oficinas van de los 130€ a los 500€. Los fabricantes publicitan que su coste por copia puede ser la mitad que el de una láser, pero CUIDADO. Esto es cierto cuando hacemos trabajos de impresión grandes. Si imprimimos trabajos de unas cuantas páginas, la impresora desperdicia tinta para limpiar los cabezales, con lo que el rendimiento de los cartuchos puede ser inferior a una tercera parte del previsto.
Los modelos impresoras láser más básicos a color empiezan en los 260€, pero modelos más adecuados para oficinas pequeñas o medianas van de los 650€ a los 2500€. Las impresoras láser de gama alta de red cuestan entre 4.000e y 8.000€ o incluso más.

Mantenimiento y servicio

Las impresoras requieren un manteniendo regular, que incluye limpiezas, revisiones y sustitución de repuestos deteriorados. Un mantenimiento regular extiende la vida de la impresora.

La mayoría de los fabricantes ofrece contratos de mantenimiento por un pago adicional. Éstos contratos suelen cubrir el coste de las consultas para el servicio regular y el mantenimiento. Algunos vendedores cobran una tasa fija anual, mientras que otros fijan los precios en función del volumen de impresión.
Muchos fabricantes ofertan este servicio cuando compras la máquina. Ten en cuenta que el servicio de mantenimiento incrementa su precio una vez agotes el plazo de garantía.

¿Comprar o alquilar impresoras?

Muchos negocios alquilan sus impresoras en lugar de comprarlas. Con esto se ahorran los costes iniciales,incluyen los costes de mantenimiento y consumibles en una sola cuota y pueden cambiar la impresora por una más nueva o de mejores características en caso de necesitarlas.

Hay que tener CUIDADO con algunos renting de impresoras. Hay empresas que ofertan el alquiler o renting de impresoras y te obligan a firmar con una entidad financiera. Es como si contratases un préstamo. Estas obligado a pagarlo durante 5 o 6 años, aunque el suministrador te preste un mal servicio o incluso cierre. Y no puedes cambiar de impresora si la que tienes se te ha quedado corta.

Antes de firmar un contrato de servicio o de renting, lee la letra pequeña para saber exactamente lo que cubre. Algunos no cubren lo que se considera el mantenimiento habitual, y esto puede diferir de una empresa a otra. Otros incluyen los consumibles como el tóner pero no otros componentes como tambores. Además, no tengas miedo de hacer preguntas detalladas. Si la impresora se rompe, ¿cuál es el procedimiento para solicitar el servicio? ¿Cuánto tiempo tarda el técnico en venir? ¿Tienen las piezas y repuestos en stock para que la reparación no tarde demasiado? ¿Te ponen una impresora de sustitución?

Comparar impresoras: antes escribe tus necesidades y presupuesto

Antes de irte de compras, es importante que te preguntes cuáles son las necesidades de tu empresa: ¿qué funciones necesita en su impresora? ¿Cuánta gente la usará? ¿Es más importante la velocidad de impresión o la calidad? ¿la vas a utilizar para imprimir texto plano o documentos que incluyan imágenes?

Identifica cómo va a ser usada la impresora, haz una lista de sus prioridades y características que debería tener. La lista no debe contenerlo todo y es probable que encuentres otras prioridades durante el proceso. Tómate tu tiempo para evaluar estas prioridades por adelantado. Esto ayudará a tu proveedor a ofrecerte los modelos que más se adapten a tus necesidades.

Ten en cuenta tu presupuesto ¿cuánto estas dispuesto a gastar? Establece un rango de precios, el techo de gasto. Pero piensa también que las impresoras comerciales son una herramienta de trabajo. El modelo más barato a menudo no es la mejor opción a largo plazo. No quieres superar tu presupuesto, pero tampoco deseas lamentar la compra al cabo de unos meses.

Elegir el vendedor

Antes de decidir que impresora comprar, tienes una tarea final: la elección del vendedor. Algunos vendedores ofrecen varias marcas, y otros trabajan directamente con un solo fabricante. No importa cuál elijas, siempre y cuando sea un vendedor de confianza que se tome el tiempo para entender tus necesidades, en lugar de colocarte un producto a su conveniencia.

Que impresora comprar: consejos adicionales

• Atención a las tácticas de venta. Busca vendedores que te muestren las opciones disponibles. Ojo con los comerciales que tratan de venderte algo que no necesitas. Hacer sugerencias está bien, pero puedes terminar pagando demasiado por algo que no te será útil.

• Pide consejo, cualquier vendedor de reputación deseará darte referencias de clientes que han comprado el modelo que estas considerando.

• Pide una demostración, especialmente con máquinas caras. Que no te de vergüenza pedir ver la máquina funcionando. No hay nada como usar algo para evaluarlo. ¿es fácil de usar? ¿es rápida?

• Compra en Canarias y conoce varios proveedores antes de elegir uno. No te lo digo por patriotismo. Ten en cuenta que estamos demasiado aislados y con unas aduanas de por medio si al final te surgen problemas.

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2017-07-17T11:36:22+00:00