Una fotocopiadora profesional para una oficina puede costar entre 1500 y 20000€ , dependiendo del formato de papel que puede imprimir, la velocidad de impresión y otras prestaciones. La cuota mensual del renting estaría entre 40 y 350 €.
Las empresas pueden elegir entre una amplia gama de fotocopiadoras, con una gran variedad de precios y prestaciones.
A partir de aquí es donde empieza a complicarse, pues tenemos distintas funciones que ir añadiendo a la impresora que aumentarán su coste.
Clasificación de las fotocopiadoras
| Tipo | Uso | Tecnología | Copias mes | Precio (€) |
| Domésticas | Hogar, microempresas y autónomos | Tinta | 1-100 | 50-300 |
| Pymes | Autónomos y pequeñas empresas | Láser Monocromo | 200-8000 | 200-2000 |
| Pymes | Autónomos y pequeñas empresas | Láser Color | 500-8000 | 300-3000 |
| Alto Rendimiento | Grandes empresas o negocios con cierto volumen de impresión | Láser Color | 4000-10000 | 1500-20000 |
| Industriales | Reprografía y grandes empresas | Láser Color | Más de 10000 | Más de 18000 |
Definir las necesidades
Normalmente a medida que aumentamos el precio de la impresora, también aumenta la velocidad de impresión de la misma y el volumen de copias mensuales que puede imprimir la impresora.
Todas las cuestiones referentes a qué impresora comprar/alquilar convergen en dos preguntas fundamentales a la hora de elegirla: ¿Qué necesito? y ¿Cuánto dinero estoy dispuesto a pagar por una impresora?
Si haces pocas copias, una fotocopiadora barata
Como breve introducción, a modo de ejemplo, imaginemos que “Javier” compra una impresora de gama media que imprime en negro y color, fotocopia, escanea a doble cara, tiene conexión por Wifi y una velocidad de impresión decente.
Imaginemos ahora que Javier tiene un pequeño estudio de arquitectos y necesita realizar impresiones en tamaño A3 (el doble de tamaño que una hoja de papel normal), además de necesitar imprimir en tamaño A4 y escanear. El estudio de Javier saca una media de 500 copias mensuales entre los dos tamaños de folio.
Una fotocopiadora de impresión láser a color A3, con impresión y escaneo a doble cara, una velocidad de impresión de 50 ppm puede costar entre 2.000 y 10.000 €.
Lo que Javier no sabe es que hay algunas impresoras de tinta que cumplen las mismas funciones y no sobrepasan los 500€ de coste.
A esto habría que añadir que dado que Javier realiza pocas impresiones en comparación al volumen de copias para el que está diseñada la fotocopiadora, los cartuchos para la misma acabarían caducando antes de poder aprovecharlos del todo.
Pagar más si haces muchas impresiones
Podríamos imaginar también esta misma situación pero al revés. Pensando que se ahorraría una suma considerable de dinero, Javier opta por comprar la impresora de tinta pero resulta que en su estudio el volumen de impresión es de 15.000 copias mensuales.
A la larga terminaría gastándose más dinero en consumibles de tinta que en haberse comprado la fotocopiadora que más se ajustaba a su volumen y características de trabajo, además de haber fundido la impresora de tinta ya que las distintas piezas de la misma no están diseñadas para soportar tal cantidad de impresiones de manera eficiente.
A tener en cuenta al elegir una fotocopiadora
Hay varios factores que deberías tener claras antes de comprar una impresora o fotocopiadora:
- Volumen de impresiones mensuales aproximado
- Posibilidad de imprimir a color
- Tamaño y tipo de papel con el que se quiere imprimir
- Características secundarias (escanear a doble cara, conexión por Wifi, impresión a doble cara, velocidad de impresión, etc.)
- Coste por copia
Impresoras de tinta domésticas: 50€-300€
La opción más demandada por los usuarios que quieren imprimir pocas impresiones mensuales con posibilidad de imprimir a color sin gastar mucho dinero. Las marcas que ofrecen mejores resultados con estas impresoras pequeñas son las de Brother, Hp y Epson, aunque también hay algunos modelos de Canon y Samsung que pueden ofrecer buenos resultados.
Impresoras monocromo láser pequeñas-medianas: 200€-2.000€
Si no te importa prescindir de la posibilidad de imprimir a color y tienes un volumen de impresión moderado (entre 200 y 8.000 copias mensuales aproximadamente), ésta es la opción más rentable y fiable.
Hay muchos usuarios que optan por imprimir un gran volumen de impresiones en blanco y negro con una impresora de este tipo e imprimir las pocas copias que necesitan de color en una impresora de tinta más sencilla y económica. En este apartado, las marcas que mejores impresoras ofrecen son Hp, Brother, Ricoh y Lexmark.
Impresoras láser a color pequeñas-medianas: 300€-3.000€
La mejor opción si quieres imprimir tanto en blanco y negro como en color con un volumen de impresión moderado (entre 500 y 8.000 copias mensuales aproximadamente). Hp y Brother vuelven a ser las recomendadas para esta gama.
Impresoras/fotocopiadoras Business multifunción o de alto rendimiento: 1.500€-20.000€
Si tienes un volumen de impresión considerablemente alto (a partir de 4.000 copias mensuales) ésta es la opción que mejor se ajusta.
Pueden hacer todo lo que las categorías de impresoras mencionadas anteriormente hacen, además de tener otras funciones y características añadidas. Es la impresora que encontrarás en la mayoría de negocios de tamaño medio-grande.
Fotocopian y escanean a doble cara, soportan varios tamaños de papel, son muy rápidas imprimiendo o escaneando documentos, soportan grandes tiradas sin perder calidad o presentar problemas, entre otras cosas.
Las marcas que generalmente mejor funcionan en esta gama son las de Kyocera, Xerox y Lexmark seguido por Ricoh, Canon y Hp.
Fotocopiadoras/impresoras industriales: de 18.000€ en adelante
Pensadas para lugares de trabajo en los que se imprime continuamente grandes cantidades de documentos (a partir de 20.000/30.000 copias mensuales) y ocupan una cantidad considerable de espacio.
El precio de los consumibles
En cuanto a los distintos consumibles que necesita la impresora tenemos por un lado los cartuchos de tinta o tóner. El coste por página impresa dependerá del precio y la cantidad de impresiones que pueden realizar.
Por otro lado, tenemos los tambores o unidad de imagen de la impresora. En este caso, sólo las impresoras láser (no todas) requieren que hagamos sustitución de estas piezas. Como referencia, cada 4-5 cartuchos de tóner que gastemos nos hará falta sustituir el tambor.
Por último, existen piezas en la mayoría de impresoras láser que habrá que cambiar con mucha menos frecuencia pero que serán necesarios en cierto momento para que la impresora siga funcionando. Entre estas piezas está la unidad de tóner residual, los rodillos pick-up, fusor y cinta de transferencia (sólo en impresoras láser a color).
Impresora barata, costes caros
Con respecto al precio, cuanto más dinero nos hayamos gastado en la impresora generalmente mayor capacidad de copias tendrán los cartuchos y el precio por adquirirlos será más alto, pero el coste por copia es más bajo.
Hay dos opciones respecto a los consumibles: los originales (hechos por el fabricante de la impresora) y los compatibles (hechos por un fabricante alternativo o marca blanca).
Los consumibles originales funcionan a la perfección y no presentan ningún tipo de defecto en el 99% de las ocasiones, pero son más caros que los compatibles (pueden cuadruplicar el precio de éstos últimos).
Consumibles compatibles
Los consumibles compatibles funcionan generalmente bien y son mucho más baratos que los originales. Presentan tasas de fallo o defectos superiores a los originales pero su precio hace que merezca mucho la pena plantearse su compra.
Con respecto a las impresoras láser monocromo, trabajar con compatibles es altamente recomendable ya que la diferencia de calidad en documentos en blanco y negro con respecto al original es imperceptible.
Otro problema que presentan algunos modelos de impresora es que sus fabricantes van sacando actualizaciones de software que hacen que el cartucho compatible no sea reconocido en nuestra impresora (mayor incidencia en las impresoras de tinta), lo cual hace que también sea recomendable conocer la política de compatibilidad del fabricante antes de decidirnos a comprar una de sus impresoras.
Resumiendo
Los precios de las fotocopiadoras varían en función sobre todo de la velocidad de impresión, formato del papel y capacidad de trabajo mensual.
Para acertar con la elección de la fotocopiadora debemos definir las funciones que necesitamos y nuestra carga de trabajo
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En Las 10 preguntas que debes hacer antes de firmar un renting de fotocopiadoras encontrarás información útil que deberías conocer antes de firmar un contrato de renting.
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Deduce íntegramente como gasto lo que pagas por el renting.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no debería comprar la impresora para la oficina?
Sólo deberías hacerlo si haces pocas copias mensuales (menos de 500) o vas a necesitar la impresora menos de 1 año.
¿Cuáles son las prestaciones incluidas?
En el renting estan incluidos todos los consumibles, piezas y soporte técnico. También la sustitución de la impresora en caso de avería grave.
¿Los escaneos tienen un coste aparte?
A pesar de que algunas empresas cobran por el número de escaneos, nosotros no lo hacemos.
¿Cuál es la cuota mensual de un renting de impresora?
Solemos incluir copias en las cuotas. Desde 14 €/mes puedes tener una multifunción. El precio que pagues dependerá en parte del nivel de prestaciones de la impresora. Y cuando compares ofertas mira las copias que te incluyan para evitar que pagues excesos.
¿Cuánto tiempo dura el renting?
El renting suele durar 3 años, aunque los contratos pueden establecerse con una duración entre 2 y 6 años.
