Nosotros

Comenzamos nuestra actividad en 1.990, comercializando fotocopiadoras, telefaxs y máquinas de escribir. Todavía los ordenadores – y por supuesto, las impresoras- eran una inversión inalcanzable para muchas empresas.

Desde 2007 empezamos la actividad de renting de impresoras, siendo en la actualidad la actividad de mayor crecimiento de la empresa.

Conscientes de la importancia del servicio, en 1.998 conseguimos una certificación de calidad ISO 9002, siendo la primera empresa a nivel nacional (que tengamos constancia) de servicios informáticos en conseguirlo.

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La oficina sin papel: por qué ahora si puede morir el papel

La oficina sin papel

Hace casi tres décadas inauguré un negocio dedicado a la venta de fotocopiadoras y máquinas de oficina. Por ese entonces dieron en la 2 de Televisión Española un reportaje que pronosticaba el final del papel en la oficina.

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Las 5 ventajas de la impresora laser

Miré a mis expositores; todas las máquinas utilizaban papel. No me entró el pánico. Pero si empecé a preocuparme porque tenía la sensación de haber empezado a nadar en una piscina que se haría cada vez más chica. Y al final acabaría asfixiándome en un charco de barro, como le ocurre a los peces del Serengueti durante la estación seca.

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Con el tiempo dejé de vender fotocopiadoras y desaparecieron las máquinas de escribir. Reorienté el negocio hacia la venta de consumibles, cintas, tintas y toner de impresoras. Y después volví a cambiar de rumbo colocando impresoras en pago por uso. Sin embargo, todo seguía dependiendo del papel. Pero, al contrario de lo que pronosticó el reportaje, durante estos treinta años vi crecer el negocio.

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Cabalgué a lomos de internet y de la informatización de empresas y hogares. Cada vez había más información y gran parte se imprimía o fotocopiaba. No solo pude pagar mis facturas, sino también crear varios puestos de trabajo. Sin embargo, las cosas empezaron a cambiar a partir de 2007.

Después de unos años de descenso, y descontados los efectos de la crisis, pienso que si… que esta vez la desaparición del papel puede ir en serio. La profecía del reportaje de 1990 se va a cumplir en los próximos años.

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Una montaña de papel

Según un artículo del Wall Street Journal, cada año los trabajadores de las oficinas de los Estados Unidos imprimen o fotocopian 1.000 millones de piezas de papel. Si a esto le añadimos todos los otros tipos de papeles que se utilizan en los negocios, tickets, comprobantes de pago de tarjetas,etc, la cifra se eleva a 1.600 billones de papeles. Puestos uno encima de otro, la pila podría ser 18.000 veces más alta que el monte Everest y llegar a mitad de camino a la luna.

El pago por uso crece imparable

La gestión documental elimina el papel

Las iniciativas para la conversión digital en puestos de trabajo en un principio fueron diseñadas para aumentar la productividad y mejorar el servicio al cliente. Pero una consecuencia inmediata es la reducción del número de papeles que se imprimen.

Según la encuesta de una consultora  dos terceras partes de las empresas entrevistadas habían comenzado a implantar un sistema de gestión documental para conseguir eliminar, simplificar o automatizar los procesos donde se utilizaba el papel.

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Esta tendencia se confirma por una asociación que integra a empresas ligadas a la información e impresión (AIIM)
En dicho estudio se afirma que el 49 por ciento de las organizaciones están reduciendo los papeles que entregan a clientes, mientras que esa reducción alcanza el 55 por ciento en los papeles que se usan de forma interna.

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Las impresoras multifunción de oficina

Es una paradoja, pero son las propias impresoras las que están acelerando la desaparición del papel. La mayoría de las oficinas compran un equipo multifunción cuando tienen que elegir una impresora de oficina. En un intento por responder a una demanda creciente de digitalización, los fabricantes han desplomado los precios de las impresoras multifunción hasta nivelarlos con los precios de los equipos que solo imprimen.

En un intento por compensar una caída en el crecimiento, las impresoras incorporan por muy poco dinero potentes capacidades de  digitalización. Lo cual a su vez hará caer la necesidad de imprimir.

OCR para capturar datos

La captura de datos y documentos en el punto en el que se generan es el inicio del proceso de implantación la gestión documental en empresas y administraciones. Aparte de las motivaciones medioambientales, el mayor incentivo para la digitalización consiste en mejorar la capacidad de compartir y buscar documentos y datos.

Para digitalizar documentos las organizaciones utilizan programas de reconocimiento de caracteres (OCR) que permiten la captura de datos incluso aunque estén escritos a mano.

La digitalización a través del móvil

Incluso el móvil está contribuyendo a la implantación de sistemas de gestión documental. Los móviles ya se usan para introducir datos en el sistema sin que intermedie el papel. Cada vez más empresas están utilizando aplicaciones de móviles para dar soporte a sus clientes, como por ejemplo para capturar documentos de identidad o licencias de conducir.

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La digitalización del documento en papel

Ahora es frecuente encontrar organizaciones que digitalizan los documentos que reciben en papel y los añaden y clasifican en archivos centralizados. Ello reporta enormes ventajas, sobre todo para tener un acceso rápido a la información y que pueda ser compartida por todas las personas que trabajan en la empresa o administración.

Los programas de gestión de contenidos

Los programas de gestión de contenidos (ECM, son sus siglas en inglés) facilitan el control de todo tipo de documentos que están en formato digital.

Para hacernos una idea de lo que supone en términos de servicio al cliente y costes laborales, tomemos como ejemplo la odisea que nos ocurría hace una décadas, cuando le pedíamos a nuestro banco la copia de un cheque. O un duplicado de la factura de electricidad.

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Acudías a la entidad. El empleado de la oficina tomaba nota de nuestra petición y la transmitía a la central donde se almacenaban los documentos antiguos. Allí algún operario del almacén tenía que identificar la estantería y localizar la caja donde se almacenaban los papeles donde podía estar el que solicitábamos. Una vez encontrado le sacaba una copia y la enviaba a la oficina o directamente al cliente. Tenían que pasar un par de semanas para que pudiésemos recibir el duplicado y mucho tiempo de trabajo del personal del banco o la compañía eléctrica.

Ahora, con los programas de gestión de contenidos, el empleado introduce nuestro dato identificativo en su pantalla e inmediatamente obtiene el histórica de nuestra cuenta…incluso de varios años. Un par de clic después ya puede enviarnos a nuestro correo electrónico el documento.

La firma electrónica

La necesidad de una firma es un elemento básico en las transacciones comerciales y en las relaciones con la administración. Y es la razón por la que se imprimen muchos documentos, incluso aquellos que están en formato digital.

Sin embargo, a medida que se implante la firma electrónica, la firma manuscrita sobre un papel se hará menos necesaria. La utilización de dispositivos para la captura de firma está creciendo en todos los sectores. Ya está implantada en los servicios bancarios, pero crece en todos los frentes, como por ejemplo en el sector de seguros.

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Para la consultora Forrester, la utilización del bolígrafo para obtener un consentimiento lleva camino de convertirse en historia. Según sus estudios, tanto clientes como empresas reconocen los enormes beneficios de la firma electrónica. Este entusiasmo por captar la firma en una tableta ha llevado que el uso de la firma electrónica haya tenido un crecimiento medio del 53% desde el año 2012. Pronostican que este año se alcancen los 700 millones de transacciones que incorporan una firma electrónica.

Según AIIM, una de las más importantes asociaciones de gestión de la información,  el 79% de las organizaciones creen que todos deberíamos estar usando la firma electrónica. Con la firma electrónica no solo se reduce la impresión de aquellos papeles donde debe ir estampada la firma. Al formar parte integral de un proceso de digitalización, son muchos los impresos adicionales que se ahorran. Además, los tiempos ligados a los procesos de firma se aceleran. Si antes había que enviar los documentos impresos por mensajeria, ahora son accesibles de forma inmediata por los estamentos que tienen que procesar la documentación.

La adopción de la firma electrónica es el Rubicón digital para la digitalización de las empresas. Una vez adoptada, los beneficios son tan evidentes que ya no hay marcha atrás.

(Aquí debo hacer un inciso. Desconozco como va el asunto de la firma electrónica en Estados Unidos, que es de donde provienen todos estos estudios. Aquí en España los procedimientos son tan engorrosos que dificultan su adopción a usuarios y empresas.)

 

Gestión de las comunicaciones con clientes

Otro de los caballos sobre los que cabalgará la digitalización de las empresas son los programas de gestión de comunicaciones (CCM por sus siglas en inglés). Aunque en España están poco implantados, la digitalización será una excusa para introducir estos programas en las empresas. Lo que a su vez impulsará aún más las comunicaciones electrónicas.

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De acuerdo a la definición de programa de gestión de comunicaciones, son aquellos que posibilitan la entrega y recepción de notificaciones, facturas, renovaciones de contratos de suministro, reclamaciones e incluso publicidad a través de medios electrónicos. No solo permiten la gestión integral de las comunicaciones con los clientes. También con proveedores y administraciones.

Los programas CCM permiten a las organizaciones crear contenido relevante y personalizado, lo que posibilita cualquier comunicación hacia los clientes, incluyendo contratos, proposiciones comerciales, documentos de aseguradoras,etc.

La gestión de comunicaciones puede que todavía puedan utilizar papel de una forma residual, como por ejemplo en la comunicación mensual de estados de cuenta o movimientos y facturas. Pero incluso esto desaparecerá a medida que los clientes se familiaricen con la correspondencia electrónica y los mensajes de móvil.

Plataformas de automatización de procesos

A pesar de que muchas organizaciones han empezado la transición digital, todavía les queda mucho camino para modernizar los procesos principales de su negocio.

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La columna vertebral de los sistemas de gestión de las organizaciones no nacieron en la era digital. No están adaptados a la velocidad, adaptabilidad, y a las capacidades de autoservicio que se requieren para satisfacer a unos clientes más exigentes en velocidad y calidad de servicio. Adjuntar procesos digitales a unos procedimientos que siguen siendo analógicos puede crear obstáculos y frustración tanto en clientes como en empleados.

Por eso tienen cada vez más importancia las plataformas de automatización de procesos inteligentes. Se trata de adoptar soluciones “llave en mano” en lugar de ir creando parches en cada departamento.

Las plataformas de automatización de procesos ofrecen capturas de datos multicanal y una integración más fluida entre personas y áreas en una única plataforma. Además permiten la homogeneización entre sistemas y tecnologías dispares que suelen coexistir en negocios y administraciones de cierto tamaño. Los procesos de gestión de reclamaciones, gestión de pagos, contabilidad, etc, estarán integrados en un único sistema que facilita el procesamiento de datos y mejora la eficiencia.

El retorno de la inversión en digitalización

De acuerdo a la AIIM, el 84% de las organizaciones que invirtieron en procesos de automatización manifiestan que recuperan la inversión en menos de 18 meses.

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La oficina sin papeles ya no es solo una declaración de intenciones de quienes pensamos que la tecnología debe impulsar la sostenibilidad. Ahora nos encontramos en el punto crítico donde caemos en la cuenta de que no podemos permitirnos tener una empresa o administración lenta o ineficiente en un mundo que se mueve cada vez más rápido.

Con tres décadas de retraso, el reportaje de la 2 de Televisión española al fin se cumple.

El negocio que empecé en 1990 no podrá depender mucho tiempo más del papel. Tendremos que adaptarnos y saber integrarnos en la oficina sin papeles.

Como hacer un contrato de renting de impresora

Ya no se lleva el comprar una impresora y después tener que pagar por los consumibles, servicio técnico,etc. Todos los fabricantes de impresoras se han dado cuenta de este cambio de tendencia en el usuario y se han adaptado. Ahora casi todos, desde los tradicionales como Ricoh hasta los de venta de toda la vida como HP y Oki, proponen sus máquinas en modelo de pago por uso.

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Si introduces en la barra de búsqueda de Google “renting de impresora“, verás que te salen muchos anuncios. La mayoría de las empresas que ofertan el pago por uso de impresoras son distribuidores que , a cambio de una comisión, le comercializan al fabricante el servicio de renting de impresoras. Sin embargo, hay un inconveniente para el usuario de este servicio.

Contrato de renting de impresoras

Los contratos de renting de impresoras que le proponen al usuario tienen una duración larga. Usualmente 5 o 6 años. Y, además, no se pueden modificar o anular. Aunque no lo sepas ni te lo digan, son contratos de renting que el usuario debe firmar con una entidad financiera.

Los bancos o financieras ya se encargan de tener todo bien atado. No tienes la posibilidad de cancelar el contrato. Si lo haces, debes pagar la integridad de las cuotas restantes. Aunque ya no te haga falta la impresora. Aunque en determinado momento realices menos copias. Está escrito en mármol.

Alquiler flexible de impresoras

No sabemos lo que puede pasar mañana. Mucho menos dentro de 6 años. Esto es especialmente grave en el caso de las impresoras multifunción láser A3, que tienen unas cuotas mensuales elevadas.

Siempre que puedas, acuerda con el proveedor la posibilidad de modificar el número de copias contratadas o incluso de cancelar el contrato de forma anticipada. Establece por escrito la penalización en la que puedes incurrir en el caso de cancelación.

Es posible que la cuota mensual salga un poco más cara que si realizas el contrato con una entidad financiera. El proveedor cargará una especie de “seguro” que estadísticamente le permita compensar el que le devuelvas la máquina.

Pero en un mundo tan cambiante, la flexibilidad lo es todo.

2017-09-11T10:39:05+00:00