Digitalizar documentos es un proceso en el que conviertes documentos en papel en archivos digitales, liberándote del desorden y brindándote acceso instantáneo a la información que necesitas.

¿Por qué deberías digitalizar la documentación de tu empresa?

• Te preparas para desastres: digitalizando evitas perder documentos por incendios o inundaciones. Esto puedes prevenirlo almacenando los documentos digitalizados en otra ubicación o , mejor aún, en la nube.
• Evitas entregar documentación en papel a tus asesores externos, con los consiguientes costes de envíos y riesgos de pérdida de documentación.
• Conservación: algunos documentos como los tickets papel térmico se borran con el tiempo.
• Accesibilidad: varias personas pueden compartir la información a la vez, incluso sin estar en la oficina
• Confidencialidad: puede configurarse quien tiene acceso a determinados documentos digitales
• Búsqueda de información. Puedes recuperar en segundos la factura de unas estanterías que compraste hace 3 años o el albarán de entrega a un cliente de hace 1 año.
• Reduces los costes de almacenamiento. ¿Cuánto cuesta almacenar tus documentos en papel durante años? ¿Cuál es el coste por metro cuadrado de oficina que pagas? Cuando digitalizamos documentos liberamos espacio y ahorramos espacio.
• Tiempo: cada vez que buscas un documento en los archivos de papel gastas un tiempo valioso que va desde minutos hasta horas. Con los documentos digitalizados solo tardas segundos.
• Servicio al cliente: puedes disminuir los tiempos de espera al cliente permitiendo que tu equipo acceda a información relevante.
• Permite el trabajo en remoto. Tus colaboradores pueden acceder a información desde casa o desde dispositivos móviles.

Tipos de documentos a digitalizar en la empresa

Conviene digitalizar todos los documentos empresariales importantes, como:

• Contratos y acuerdos
• Registros financieros (facturas, recibos, documentos fiscales)
• Archivos de recursos humanos (registros de empleados, información sobre nóminas)
• Registros de clientes
• Información sobre vendedores y proveedores

Diferencias entre Digitalizar y Escanear

Si bien los términos «digitalizar» y «escanear» se utilizan a menudo indistintamente, en realidad representan dos procesos distintos con objetivos y resultados diferentes.

Digitalización de documentos

La digitalización es un proceso integral que abarca la conversión de documentos físicos en formato digital, pero va más allá del simple escaneo.

Implica una serie de pasos que transforman los documentos en activos digitales manejables y accesibles, incluyendo:

• Preparación: Recolección, clasificación, limpieza y reparación de documentos físicos.
• Escanear: Captura de imágenes digitales de alta calidad de cada documento.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Conversión de imágenes digitales en texto editable.
• Indexación: Asignación de metadatos a los documentos digitales para facilitar su búsqueda y recuperación.
• Almacenamiento: Guardado de documentos digitales en un lugar seguro y accesible.
• Gestión documental: Organización, clasificación, control de versiones y automatización de flujos de trabajo con documentos digitales.

Escanear documentos

Escanear documentos es solo un paso de la digitalización. Se limita a la captura de imágenes digitales de documentos en papel.

No incluye el procesamiento, la organización, la indexación ni la gestión de los documentos digitales.

Elección entre escanear o digitalizar

La elección entre digitalizar y escanear depende de las necesidades de la empresa.

Si se busca una gestión eficiente de la información y la automatización de flujos de trabajo, la digitalización es la mejor opción.

Si solo se necesita guardar en una carpeta o visualizar documentos físicos convertidos a archivos digitales, escanear puede ser suficiente.

Pasos para la digitalización de los documentos en una empresa

La digitalización de documentos en papel puede ser un proceso complejo para una pequeña empresa, pero puede realizarse de forma fácil si seguimos estos pasos:

1. Evaluación y planificación
2. Preparación de los documentos
3. Digitalización de documentos
4. Gestión documental digital

1. Evaluación y planificación

• Análisis de necesidades: Determinar el volumen, tipo y estado de los documentos a digitalizar.
• Definición de objetivos: Establecer los objetivos específicos de la digitalización, como mejorar la eficiencia, el acceso a la información o el cumplimiento normativo.
• Elaboración de un plan: Definir el alcance del proyecto, los recursos necesarios, el presupuesto y el cronograma de ejecución.
• Selección de la solución tecnológica: Elegir el software, hardware y servicios profesionales adecuados para las necesidades de la empresa.

2. Preparación de los documentos

• Recolección y clasificación: Reunir los documentos físicos y clasificarlos por tipo, fecha o cualquier otro criterio relevante.
• Limpieza y reparación: Limpiar y reparar los documentos dañados o deteriorados para garantizar una digitalización de calidad.
• Eliminación de elementos de unión: Eliminar grapas, clips u otros elementos que puedan dificultar el proceso de escaneo.

3. Digitalización de documentos

• Selección del método de escaneo: Elegir entre escáneres de sobremesa, escáneres de producción o servicios de digitalización externa.
• Digitalización y control de calidad: Escanear los documentos de acuerdo con las normas de calidad establecidas y verificar la legibilidad y precisión de las imágenes digitales.
• Nombrado y metadatos: Asignar nombres descriptivos a los archivos digitales e incluir metadatos relevantes para facilitar la búsqueda y recuperación.

4. Gestión de los documentos

• Almacenamiento seguro: Almacenar los documentos digitales en un lugar seguro con acceso controlado y medidas de protección de datos.
• Organización y clasificación: Organizar los documentos digitales en una estructura de carpetas lógica y consistente para facilitar la búsqueda.
• Indexación y búsqueda: Implementar un sistema de indexación que permita buscar documentos por contenido, metadatos o cualquier otro criterio relevante.

¿Cómo se pueden digitalizar los documentos?

Hay 2 formas de digitalizar documentos en un ordenador: una larga y otra corta.

1. La forma larga de digitalizar

Es la que tienes cuando usas un escáner normal. El proceso sería:

1. Colocas un documento en un escáner de sobremesa
2. Escaneas el documento
3. Guardas el archivo en el ordenador.
4. Conviertes el archivo a texto con un programa de reconocimiento de caracteres
5. Guardas el PDF resultante en una carpeta del ordenador

2. La forma corta de digitalizar papeles

Colocar el documento y hacer clic en el panel de control. Eso es todo.

Ni siquiera te hace falta un ordenador.

El equipo que te instalamos ya tiene el software de reconocimiento de caracteres, por lo que internamente convierte la imagen a texto.
El documento que obtienes ya está listo para ser archivado como documento digital.

Y además, el equipo lo guarda automáticamente en la carpeta del ordenador que queramos o incluso en la nube.

Solo tienes que apretar un botón.

Estadísticas sobre la digitalización de documentos

• La digitalización de documentos puede suponer para las pequeñas empresas una reducción del 75% de los costes relacionados con la documentación. Esto incluye el ahorro en almacenamiento físico, impresión y recuperación de documentos.
• Los documentos digitalizados tienen 4 veces menos probabilidades de perderse que los documentos en papel. Esta mejora de la seguridad y la accesibilidad de los documentos es una ventaja significativa de la digitalización.
• Por término medio, los empleados dedican 1,8 horas a la semana a buscar documentos. La digitalización puede reducir drásticamente este tiempo al facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.
• El 90% de las empresas que sufren un desastre de datos y no tienen un plan de recuperación quiebran en menos de un año. La digitalización de documentos y la aplicación de sólidas estrategias de copia de seguridad son cruciales para la continuidad de la empresa.
• El sector sanitario puede ahorrar hasta 150.000 millones de dólares (en Estados Unidos)al año si digitaliza los historiales médicos y automatiza los procesos. Esta estadística pone de relieve el inmenso potencial de ahorro de costes en sectores con un uso muy intensivo de documentos.
• La digitalización puede ayudar a las organizaciones a reducir su huella de carbono hasta en un 20% al eliminar la necesidad de papel, impresión y almacenamiento físico.

Resumen

La digitalización de documentos no es solo un proceso tecnológico, es un cambio de mentalidad que te permitirá trabajar de forma más eficiente, productiva y segura.

¿Estás listo para deshacerte del papeleo y abrazar el poder de la información digital? Envíanos un mensaje y empieza hoy mismo

Preguntas Frecuentes

¿Por qué debería digitalizar los documentos de mi empresa?

La digitalización de sus documentos ofrece varias ventajas:

• Mejor organización y accesibilidad de los archivos importantes
• Reducción de las necesidades y los costes de almacenamiento físico
• Mayor seguridad de los datos y capacidad para realizar copias de seguridad
• Mayor facilidad para compartir y colaborar con empleados y socios
• Flujos de trabajo más ágiles y mayor productividad

¿Cómo empiezo a digitalizar mis documentos?

Para empezar a digitalizar documentos, necesitas:

• Un escáner de documentos o una impresora multifunción
• Software de gestión de documentos o una solución de almacenamiento en la nube
• Un plan para escanear y organizar sistemáticamente tus archivos físicos

¿Qué equipo necesito para digitalizar documentos?

• Necesitarás un escáner de documentos de alta calidad con Alimentador automático de documentos (ADF) para el escaneado por lotes.
• Software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para poder realizar búsquedas en los archivos
• Discos duros externos o almacenamiento en la nube para realizar copias de seguridad seguras de los documentos

¿Cómo puedo garantizar la seguridad de mis documentos digitalizados?

Para proteger sus documentos digitalizados, aplica medidas como:

• Almacenamiento seguro en la nube con controles de acceso
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres
• Formación de los empleados sobre manejo de documentos y buenas prácticas de ciberseguridad

¿Cómo organizo y gestiono mis documentos digitalizados?

Establece una estructura coherente de nombres de archivos y carpetas para mantener organizados sus documentos digitalizados.

¿Cómo puedo formar a mis empleados para que utilicen el nuevo sistema de gestión de documentos?

Imparte unas instrucciones claras sobre:

• Procedimientos de escaneado y carga de documentos para evitar atascos de papel o dañar el escáner.
• Convenciones de nomenclatura de archivos y estructura organizativa

Empieza ahora a digitalizar tu empresa.