Cómo escanear un documento en una impresora (HP,Epson,Canon,Brother)

Escanear un documento es el proceso de capturar el contenido de un papel y convertirlo en formato digital.

El sistema para escanear documentos tiene un componente óptico encargado de capturar la imagen y otro que realiza la conversión de la imagen en una señal electrónica.

Para escanear desde una impresora de oficina, puedes elegir entre:

  1. Escanear desde Windows
  2. Escanear al USB de la impresora
  3. Utilizar el software del fabricante de la impresora o escáner

En este artículo te explicaremos escanear un documento en Windows o incluso como escanear sin necesidad de ordenador.

Además te daremos instrucciones específicas para escanear en una impresora HP, Epson, Canon y Brother.

Si trabajas en una oficina, tal vez te interese consultar cómo escanear a una carpeta de red.

Cómo escanear un documento en una impresora

escanear windows 10 documento

Windows tiene una función que permite escanear un documento en cualquier impresora.

  1. Coloca el documento y alinea el papel con las marcas del escáner.
  2. En la barra de exploración de Windows teclea Escanear.
  3. Abre la aplicación Fax y Escáner de Windows.
  4. Selecciona Nueva digitalización.
  5. Haz clic en la impresora desde la que quieres escanear.
  6. Elije el perfil (documentos o imágenes), Origen (cristal o alimentador), Tipo de archivo, Color y opciones para ajustar el brillo y el contraste.
  7. Al hacer clic en Digitalizar observarás una barra de progresión del escáner.
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Cómo escanear un documento con una aplicación de Microsoft Store

Este segundo método para escanear documentos en Windows te da mas posibilidades para editar y enviar documentos.

Implica la instalación de un controlador universal que puedes obtener de la tienda de Windows (es gratis).

escaner windows
  1. En el buscador de Windows teclea Impresora
  2. Abre la aplicación de Impresoras y escáneres
  3. Selecciona la impresora
  4. Haz clic en Administrar
  5. En el nombre de la impresora haz clic para ver el menú desplegable. selecciona Escáner.
  6. Obtener la aplicación de escáner
  7. En la tienda de Windows verá la aplicación de Escáner de Windows. Selecciona Obtener (es una aplicación gratuita)
  8. Iniciar la aplicación
  9. Dentro de la aplicación selecciona Digitalizar
  10. Una vez escaneado el documento haz clic en Ver
  11. En la previsualización del documento puedes Editar o Compartir. Si la visualización es satisfactoria, selecciona ésta última
  12. Dentro de las opciones de compartir tienes opciones de enviar por Correo o Copiar archivo. Selecciona ésta.
  13. Selecciona la carpeta donde quieres guardar el documento escaneado y pégalo.
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Escanear un documento en una impresora por USB

escanear documento USB

Muchas impresoras vienen con un puerto USB frontal que nos permite enviar o recibir documentos de la impresora.

Lo mejor del puerto USB es que para escanear un documento no necesitas tener instalada la impresora en el ordenador.

En las impresoras con puerto USB de salida, la forma más fácil y rápida de escanear es a través del puerto USB.

  1. Colocar el documento en el cristal del escáner o en el alimentador de documentos
  2. Insertar un USB
  3. En la pantalla táctil seleccionar Escaner
  4. Tocar Escanear a USB
  5. Seleccionar Escanear
  6. Extrae el USB y traslada el archivo escaneado a tu ordenador
insertar usb impresora
pantalla escaner
escanear a usb
escanear o configurar

Escanear en impresora utilizando su software

Todas las impresoras multifunción vienen con los drivers e incluyen aplicaciones que podrás utilizar para imprimir copiar o escanear desde el ordenador.

A continuación te indicamos como instalar y utilizar las aplicaciones para escanear de HP, Canon, Epson y Brother.

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Cómo escanear un documento en una impresora HP

  1. En el explorador de Windows teclea HP Smart y accede a Microsoft Store
  2. Instala la aplicación HP Smart
  3. Abre la aplicación y haz clic en Configurar impresora nueva
  4. Selecciona Continuar (asegúrate que la impresora está encendida)
  5. Haz clic en Configurar Impresora nueva
  6. Crear una cuenta en la web de HP o inicia sesión si ya tienes una
  7. Una vez instalada la aplicación coloca el documento en el escaner
  8. Selecciona “Escanear”
  9. Configura el origen del documento, los preajustes, color y la resolución
  10. Elije el tipo de archivo de salida y guarda o comparte el documento.
windows hpsmart
instalar hpsmart
hp smart configurar impresora nueva
hp instalar
crear cuenta hp smart
hp smart escanear
opciones escaner hp
escaner guardar documento

Como escanear un documento en una impresora Canon

Canon dispone de la aplicación IJ Scan Utility que te permite escanear documentos de forma flexible y rápida.

  1. Accede a la web de Canon para instalar IJ Scan Utility
  2. Clic en Configurar
  3. Introduce tu modelo de impresora y descarga la aplicación
  4. Iniciar Configuración
  5. Selecciona la forma en que conectarás la impresora y enciende la impresora
  6. Localiza y abre IJ Scan en la barra de búsqueda de Windows
  7. Tienes varias opciones, escaneado automático, de foto, personalizado, fusionar documentos o establecer parámetros de ajuste
  8. Coloca el documento y en la utilidad de Scangear, clic en escanear
Canon web
canon introducir modelo impresora
Canon Iniciar configuracion
canon usb inalambrica
canon enciende impresora
canon ijscan
canon scangear
colocar documento impresora
canon escanear

Cómo escanear un documento en una impresora Epson

La aplicación de Epson para escanear se llama Epson Scan.

  1. Descarga e instala el software Epson Scan.
  2. En la barra de Windows teclea Epson y abre la aplicación
  3. Selecciona el modo de escaneo, origen del documento, tipo de imagen y resolución
  4. Puedes previsualizar el documento antes del escaneo definitivo
  5. Si haces clic en escanear te lleva a la siguiente pantalla
  6. Define donde quieres guardar el archivo y el formato que deseas
instalar epson scan
epson scan abrir
epson scan ajustes
epson scan guardar

Cómo escanear un documento en una impresora Brother

iPrint&Scan es la aplicación de Brother que permite acceder a las funciones de escáner impresión y fax de las impresoras.

  1. Accede en este enlace a la web de descargas de Brother y descarga el paquete completo de software y controladores
  2. Ejecuta el archivo instalador
  3. Selecciona el tipo de conexión de tu impresora al ordenador
  4. Instala el Paperport (opcional, es una aplicación para gestión de documentos)
  5. En el explorador de Windows teclea Brother y abre las utilidades
  6. Una vez dentro de la utilidad Control Center selecciona Imagen
  7. Selecciona el modo avanzado del Control Center
  8. Ajusta la resolución, la ruta del archivo, el tipo de documento, el color
  9. Selecciona Escanear
brother descargas
brother conexion
brother instalacion estandar
brother paperport
brother abrir windows
brother control center inicial
brother modo contol center
brother control center escanear

Qué documentos escanear en una impresora

Puedes escanear documentos con cualquier tipo de contenido si lo haces como si fuese una imagen.

  • Imágenes
  • Facturas
  • Correspondencia
  • Contratos
  • Mapas
  • Expedientes médicos
  • Hojas de cálculo
  • Planos

Sin embargo, si quieres obtener las ventajas de la gestión de documentos puedes instalar un software específico que permita reconocer textos y organizar los documentos escaneados.

escanear impresora

Ventajas de escanear documentos en impresora

Buscar la factura de un proveedor de hace 4 años puede ser un trabajo tedioso. Tienes que acceder a las cajas donde guardas los papeles de ese año y luego intentar localizar esa factura entre todas las demás.

El papel supone un lastre para la productividad en las organizaciones. Escanear documentos de papel y guardarlos en archivos digitales fáciles de organizar y acceder nos facilita el trabajo diario.

Algunas ventajas de escanear documentos son:

  • Reducción de costes
  • Mayor seguridad
  • Accesibilidad a la información

Renting de impresoras para empresas y autónomos

Puede que las impresoras no cuesten mucho dinero cuando las compras, pero puede salir muy caro la compra de consumibles y mantenimiento.

El renting de impresoras te permite ahorrar en costes de impresión pues dispones de impresoras de gama alta cuyo coste por copia es más reducido.

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Puedes tener multifuncionales modernas con costes de impresión fijos que incluyen la monitorización remota de consumibles, servicio técnico y asistencia cuando la necesites.

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Flexibilidad

Elije el consumo mensual que más te conviene. Tenemos planes flexibles que puedes cambiar según tus necesidades.

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Flujo de Caja

No tienes que comprar una impresora de gama alta. Dedica tus recursos financieros a lo que más importa: satisfacer a tus clientes.

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Todo incluido

Sólo tienes que poner el papel. Despreocúpate de lo demás.

Ahorro

A final de mes pagas menos cuando las impresoras tienen un coste por copia reducido.

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Nueva Tecnología

Cambia el equipamiento de tu oficina para hacerla más productiva. WiFi, NFC, escanear a carpetas de red,…

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Impuestos

Deduce íntegramente como gasto lo que pagas por el renting.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debería pensar en comprar la impresora?

Cuando haces pocas copias mensuales (menos de 200) o vas a necesitar la impresora menos de 3 años.

¿Qué pago con el recibo mensual?

En el renting están incluidos todos los consumibles, piezas y soporte técnico. También la sustitución de la impresora en caso de avería grave.

¿Se cobra por cada página escaneada?

A pesar de que algunas empresas cobran por el número de escaneos, nosotros no lo hacemos.

¿Cuál es el importe mensual de un renting de impresora?

El importe mensual dependerá del equipo y de las copias incluidas en el precio. Un equipo de elevadas prestaciones tiene una cuota superior a otro más básico.

Desde 14 € por mes puedes tener una multifunción con copias ya incluidas. Ten en cuenta esto, pues algunas ofertas no te incluyen copias y luego tienes que pagar excesos.

¿Cuánto tiempo debo mantener la impresora en renting?

El renting de impresoras para oficinas pequeñas suele hacerse por 36 meses. Para equipos de impresión de oficinas grandes puede hacerse hasta por 6 años

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