En este artículo te explicaremos como tratar el renting de impresoras a efectos contables.
También te decimos que hacer con conceptos como «excesos de copias»
Y te exponemos un ejemplo de asiento contable para que no tengas que pensarlo mucho.
Contabilizar renting fotocopiadora o impresora
Para contabilizar el renting de una fotocopiadora debemos asegurarnos de que se trata de un arrendamiento operativo (verdadero renting) y no de un arrendamiento financiero (leasing).
La diferencia está en quién asume la propiedad del bien al acabar el contrato.
Que es un leasing de impresora
El leasing o arrendamiento financiero es un compromiso de alquiler que tiene una opción de compra de la impresora al vencimiento del contrato.
La opción de compra será ejercida cuando acaba contrato porque el importe a pagar es muy inferior al que tiene el bien en ese momento.
Aunque un leasing se considera jurídicamente como si fuese un alquiler, la finalidad última es la adquisición del bien al final del periodo de alquiler.
La propiedad jurídica del bien es del arrendador.
Sin embargo desde el punto de vista contable, el contrato de leasing se asimila a un contrato de venta desde la firma del contrato.
El bien aparecerá en el activo del arrendatario desde el momento de la firma del contrato.
Desde un punto de vista contable el leasing es similar a la compra con un préstamo.
Tanto el bien común la deuda asociada a ese bien aparecen en el balance de la sociedad.
Que es un renting y cual es su diferencia contable
El renting o arrendamiento operativo también es un contrato de alquiler, pero en este caso no hay una opción de compra al vencimiento.
Al igual que ocurre con el leasing, la propiedad jurídica de la fotocopiadora es del arrendador.
Sin embargo desde punto de vista contable hay una diferencia importante.
No se trata de un contrato cuya finalidad última sea la adquisición del bien.
Por tanto el contrato de renting se asemeja más a un contrato de alquiler tradicional que a un contrato de compraventa.
Como contabilizar un renting de una fotocopiadora o impresora
Para saber cómo contabilizar un renting de una fotocopiadora debemos conocer cómo contabilizamos cualquier alquiler.
Este es un ejemplo de una factura de renting de impresora.
Tenemos por un lado el renting o alquiler propiamente dicho (25,10€) y por otro lado los excesos de copias (12,29 y 118,32€).
(Los informes de excesos de copias los enviamos en un informe aparte, donde detallamos las copias incluidas en el contrato y los excesos, tanto de negro como de color)
Cuenta contable del renting de una fotocopiadora
La cuenta contable del renting de una fotocopiadora es la misma que la del alquiler del local o de un vehículo.
Corresponde a la cuenta 621 (alquileres).
Cuando nos presentan la factura, tenemos que registrar:
Asiento contable renting fotocopiadora
El asiento contable para el renting de una fotocopiadora, como el de cualquier otro bien que dispongamos en un periodo temporal tendría 3 apuntes; el de la cuenta contable alquiler fotocopiadora, el de los impuestos y el del pago al arrendador.
Asiento contable del pago del renting fotocopiadora
Una vez que realizamos el pago, tenemos que hacer otro asiento contable correspondiente a la cancelación de la deuda.
Contabilizar renting fotocopiadora cuando hay excesos de copias
Es frecuente que la empresa arrendadora de la impresora cobre una cuota mensual que incluye un número prefijado de copias.
Cada cierto tiempo se hace un recuento de copias y, dependiendo de la cifra que tengamos contratada, puede ocurrir:
- Que hayamos hecho menos copias de las contratadas. En este caso todas las copias realizadas estarán cubiertas por la cuota mensual del renting de la impresora.
- Que el número de copias realizadas exceda las que tenemos contratadas. En estos casos la empresa de renting de impresora suele facturar como un concepto diferenciado el exceso de copias.
Cuenta de cargo del exceso de copias
Cuando la empresa de renting de impresora desglosa un exceso de copias en la factura puede existir alguna confusión entre contabilizarlo en la partida 629, como si fuesen gastos de oficina o fotocopias realizados por terceros.
Sin embargo, el exceso de copias corresponde al mismo contrato de renting de la fotocopiadora.
La cuenta 629 es la de «otros servicios».
Esta cuenta contable es un cajón de sastre donde se contabilizan los gastos prestados por terceros.
Aquí se incluyen, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa y los gastos de oficina que no estén incluidos en otras cuentas.
Pero el exceso de copias corresponde al servicio por la misma fotocopiadora por la que le pagamos a la empresa arrendadora el alquiler.
Ya tenemos este servicio incluido en la cuenta 621.
Por tanto los excesos deben incluirse en la misma cuenta 621, la cuenta contable del alquiler de la fotocopiadora.
Otras diferencias del renting de fotocopiadora frente al leasing
Aparte contabilizar el alquiler fotocopiadora de forma diferente, el renting se diferencia del leasing en:
- No existe la opción de compra de la impresora al acabar el contrato.
- La propiedad siempre es del arrendador
- Tanto el seguro como los gastos de mantenimiento son del arrendador.
- El arrendador debe retirar la impresora a la finalización del contrato.
Precauciones al hacer un contrato de alquiler de fotocopiadora
Cuando hacemos un contrato de renting de una fotocopiadora es frecuente que nos incluyan una cláusula donde nos dan la opción de quedarnos con la propiedad de la impresora una vez que finalice el arrendamiento.
Esto puede ser un error. Por dos motivos.
El primero, el contrato de renting suele tener una duración de entre 3 y 6 años.
La máquina no tiene periodo de garantía y además suele entrar en una etapa de elevado riesgo de averías por obsolescencia programada.
Es probable que los costes derivados de las reparaciones y los consumibles superen los del alquiler de la fotocopiadora.
En segundo lugar nos exponemos a que en una inspección de hacienda nos sancionen.
Si hay prefijado un precio de venta al final del contrato, estamos ante un arrendamiento financiero (leasing), en lugar de un renting.
Por tanto, si a pesar de todo nuestra intención es quedarnos con la impresora una vez concluido el contrato de renting, no debemos incluir el precio de venta al final del contrato.
Obtén un documento aparte o un compromiso por correo electrónico u otro medio.
