Fax virtual (online, por internet o efax)

El fax virtual (online o por internet) es un servicio que permite enviar y recibir documentos utilizando un número telefónico pero sin necesitar un aparato de fax ni una línea telefónica.

En este artículo te explicaré como puedes enviar un fax online sin que necesites ningún equipo de fax ni línea telefónica.

El fax por internet

La principal ventaja del fax online es la simplicidad. La segunda es el ahorro de costes.

Puedes acceder a un servicio de fax virtual desde el ordenador o el móvil y la interfaz es parecida a la de una cuenta de correo como Hotmail o Gmail.

Puedes consultar más información sobre lo que es un fax y como enviarlo desde una impresora multifunción, una computadora con modem y Fax escáner de Windows o un fax antiguo.

fax escaner Windows

Ventajas del fax online

  1. Puedes enviar y recibir faxes en cualquier momento o lugar
  2. No tienes costes de mantenimiento ni consumibles como te ocurriría con una máquina
  3. No necesitas imprimir cada fax que recibes. Los puedes tener almacenados en forma de archivo digital.
  4. Puedes enviar un fax a varios contactos a la vez.
  5. Puedes obtener un número de fax de diferentes países.
  6. Al estar en formato digital puedes organizar y acceder mejor a los faxes enviados y recibidos
  7. Puedes firmar electrónicamente los contratos.

Desventajas del fax por internet

  1. Tienes que pagar una cuota mensual
  2. Al ser parte de la comunicación por internet la seguridad que aporta el envío de fax puede estar comprometida.
  3. Necesitas una conexión a internet
fax online

Qué necesitas para enviar y recibir faxes online

Sólo necesitas una conexión a internet y darte de alta en un servicio de fax online.

La mayoría de los servicios de fax por internet son de pago, aunque suelen tener un primer mes gratis o de prueba.

Algunas de las empresas de fax online son efax, faxvirtual o Adiptel.

Para una empresa que necesite enviar faxes con regularidad y necesite tener un número de fax dedicado, un servicio de pago puede ser la mejor opción.

Sin embargo, si solo lo necesitas de forma ocasional, puedes enviar un fax online gratis entrando en determinadas webs y aplicaciones.

Enviar fax online gratis (por internet)

fax online gratis

Si solo necesitas enviar unos pocos fax online, puedes hacerlo gratis por:

  • Faxzero: Puedes enviar un máximo de 5 faxes al día de hasta 3 páginas. Por 2€ puedes enviar faxes de hasta 25 páginas.
  • Faxplus: puedes enviar un máximo de 10 páginas
  • Panfax : Te ofrecen 3 páginas gratis al registrarte y un plan sin costes mensuales de 0,11€ por página.

Existen muchos servicios que puedes utilizar de forma gratuita. En Google puedes buscar «enviar fax gratis».

Sin embargo, los servicios de envíos de fax gratis por internet tienen limitaciones. La más importante es que no puedes tener un número de fax dedicado.

Con un servicio gratuito de fax puedes enviar unos pocos fax, pero no puedes recibirlos.

Como funciona el fax virtual

El procedimiento para enviar un fax por internet consiste en:

  1. Acceder a un servicio de fax online
  2. Entrar el número del fax receptor
  3. Adjuntar el documento que se quiere enviar desde el ordenador o servicios de almacenamiento como Dropbox o Google Drive.
  4. Pulsar Enviar

Enviar un fax desde el correo electrónico (email)

fax desde email

Para enviar un fax desde tu correo electrónico:

  1. Regístrate en una plataforma de fax virtual
  2. En tu programa de correo crea uno nuevo con la dirección de mail destinataria [email protected], donde sustituyes NNN por el número telefónico al que quieres enviar el fax y servicioX el dominio de la plataforma de fax online.
  3. Adjunta el documento que quieres enviar
  4. Añade algún texto en el campo «Asunto» si quieres añadir una página de portada
  5. Enviar el correo.

En este caso, la plataforma de fax virtual recibe tu correo electrónico y envía el documento adjunto al número telefónico que aparece en la dirección de mail.

Hay una advertencia que deberías tener en cuenta. Si utilizas el fax debido a que es un medio de comunicación seguro, la opción de enviar fax por correo electrónico crea las mismas brechas de seguridad que puedes tener con los correos electrónicos.

Mandar fax desde el móvil

wifi fax

Tu teléfono móvil es una de las herramientas más polivalentes para trabajar. Te permite enviar whatsapp, correos electrónicos y, por supuesto, también un fax.

Sin embargo, no puedes utilizar la conexión telefónica de tu móvil para enviar un fax directamente. Tienes que recurrir a una aplicación o un servicio online para que envíe el fax por ti. El único problema es que la mayoría son de pago.

Las aplicaciones de fax desde el móvil te permiten enviar fax:

  1. Adjuntando archivos
  2. Sacando una foto con tu móvil y subiéndola a la aplicación de envío de fax
  3. Escribiendo directamente el contenido del fax

Aplicaciones para enviar fax desde iPhone o Android

aplicaciones fax movil

Si entras en la app store de Apple o en la Play Store de Android y tecleas «Fax» te puedes encontrar varias aplicaciones.

iFax

iFax te ofrece enviar faxes gratis durante 7 días. También por una semana puedes tener un número de fax gratuito para recibir faxes.

  • Envía 1 fax o envía millones de faxes, en cualquier momento y lugar
  • No necesitas una cuenta, simplemente empieza a enviar faxes en línea en minutos con la aplicación de fax líder, iFax.
  • Envía faxes sobre la marcha a cualquier número de fax del mundo y recibe faxes de cualquier número de fax
  • ¡Absolutamente GRATIS durante 7 días!
ifax aplicacion movil

MyFax

MyFax App es la aplicación para iphone de Myfax, una de las principales empresas de envío de fax online. Te ofrece una prueba gratuita.

myfax app

Las funciones de MyFax incluyen:

  • Elige un número de fax local o gratuito sin coste adicional
  • Envía y/o recibe hasta 300 páginas al mes
  • Recibe y visualiza los faxes en tu iPhone o iPad
  • Subir archivos desde Dropbox, Box o Drive, o escanear faxes con tu cámara
  • Envía faxes con una portada personalizada
  • Almacena los faxes en línea como PDF con almacenamiento ilimitado en la nube
  • Imprime faxes con Apple AirPrint
  • Comparte documentos por fax o correo electrónico
  • Envía un fax usando la aplicación, o desde el sitio web de MyFax, o envía un fax por correo electrónico
  • Asistencia al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana

eFax App

efax app

eFax App es la aplicación de los pioneros del envío de fax por internet. Puedes editar y firmar los faxes con el dedo en la pantalla del móvil, imprimirlos con Airprint, reenviarlos por correo o por su sitio web.

  • Puedes seleccionar un número gratuito
  • Puedes enviar faxes a más de 200 naciones
  • Puedes firmar el documento con el dedo
  • Desde fotos del móvil o también puedes subirlos desde desde Google Drive, Box o Dropbox
  • Tienes los documentos guardados en la nube
  • Imprime faxes con Air Print
  • Puedes tener una agenda de contactos
  • Tienes acceso a los faxes enviados desde el móvil
  • puedes enviar faxes por la app, correo electrónico o sitio web

La aplicación móvil de eFax está incluida con cualquier suscripción a eFax Plus o eFax Pro. Incluso puede enviar faxes por correo electrónico.

Mandar fax desde el móvil gratis

La mayoría de las aplicaciones de fax te ofrecen un periodo de prueba o un número de faxes gratuitos y luego te cobran por usar la aplicación.

Sin embargo, hay una aplicación que es completamente gratis.

hp smart app fax

Enviar un fax con HP Smart app

Aunque HP desarrolló esta aplicación para la gestión de sus impresoras multifunción, tiene muchas características que podemos utilizar sin necesidad de tener una impresora de la marca.

Lo mejor es que podemos enviar faxes gratis sin necesidad de tener que acordarnos del periodo de prueba para que no tengamos un cargo en la tarjeta.

Lo malo de la aplicación es que solo sirve para enviar faxes, no para recibirlos.

Las instrucciones para el uso de la aplicación:

  1. Instala la aplicación desde Android o iPhone o desde un explorador del ordenador.
  2. Activa la opción de fax móvil (tu móvil u ordenador deben estar conectador a la red WiFi)
  3. La primera vez debes crear una cuenta en HP
  4. Haz click en la opción «Fax Móvil»

Como redactar un fax en HP Smart app

  1. Crea un fax en la aplicación e introduce el número del fax del destinatario
  2. En la opción Archivos>Portada puedes escribir una portada.
  3. Selecciona «Archivos y fotos» para adjuntar un archivo (una foto o documento)
  4. Seleccionar «Enviar fax»

Después del envío aparece un aviso en la aplicación. Luego puedes acceder a la opción de Fax Móvil y ver el historial de faxes enviados.

Si todo ha ido bien, el fax que enviaste se mostrará como entregado. Si hubo algún problema, haz click en el fax enviado para obtener detalles.

que es efax

¿Qué es efax?

Efax fue la empresa pionera en el envío de faxes a través de internet. Como ocurre con los pioneros de una actividad suele usarse su denominación para identificar la categoría del servicio o producto que prestan. Un ejemplo de ello es el de Kleenex con los pañuelos desechables.

Efax es uno de los servicios de envío de fax online con más opciones:

  • Firma de los faxes. Puedes firmarlo con el dedo en la pantalla táctil o adjuntarle una firma electrónica
  • Disponibilidad de aplicaciones móviles para que puedas enviar fax desde donde quieras
  • Uso compartido de archivos. Puedes enviar documentos desde Dropbox, iCloud o Google Drive
  • La comunicación por correo electrónico está encriptada, manteniendo la ventaja de seguridad de los envios de fax.
  • Almacenamiento de los faxs enviados y recibidos ilimitados y en la nube

Puedes acceder a su web aquí.

Enviar un fax a un email

No hay una forma directa de enviar un fax a una dirección de correo electrónico. Sólo puedes hacerlo cuando:

  1. El receptor del fax tiene contratado un servicio de fax online
  2. La máquina que lo recibe es una impresora multifunción que puede convertir los faxes entrantes en un correo electrónico

Configurar una impresora para enviar a email

La mayoría de las impresoras multifuncionales tienen la capacidad de recibir los faxes y reenviarlos a una dirección de correo electrónico.

fax to mail Brother

Puedes configurar el reenvío a email en una impresora Brother:

  1. Averigua la dirección IP de tu impresora
  2. Abre un explorador (Chrome, Opera, Edge) e introduce la dirección IP en la barra del navegador
  3. En la pestaña del fax, selecciona en la barra izquierda Opciones remotas de Fax
  4. En la primera opción selecciona «Fax Forward» y luego «Email address»
  5. Introduce la dirección de correo electrónico y guarda la configuración

HP y Epson tienen instrucciones similares. Consulta el manual de tu impresora.

Si acabas de comprar la impresora quizás te interese nuestra guía para instalar una impresora en Windows 10 o cómo conectar una impresora Brother por WiFi.

escanear impresora

Resumiendo

Internet fue sustituyendo al fax como medio de comunicación hasta el punto de ser hoy en día una forma residual de enviar información.

Dentro de internet hoy tenemos muchas formas de comunicarnos, desde el correo electrónico hasta las plataformas de mensajería instantánea o los casi obsoletos SMS.

Sin embargo, el fax no ha desaparecido debido a que todavía cuenta con algunas ventajas sobre otras formas de comunicación por internet.

Aunque tengas una impresora multifunción con la funcionalidad de fax es posible que no puedas enviarlos por no disponer de una línea telefónica.

El fax online sustituye la máquina de fax por una interface web que envía el documento a través de la línea telefónica.

Renting de impresoras para empresas y autónomos

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Flexibilidad

Elije el consumo mensual que más te conviene. Tenemos planes flexibles que puedes cambiar según tus necesidades.

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Flujo de Caja

No tienes que comprar una impresora de gama alta. Dedica tus recursos financieros a lo que más importa: satisfacer a tus clientes.

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Sólo tienes que poner el papel. Despreocúpate de lo demás.

Ahorro

A final de mes pagas menos cuando las impresoras tienen un coste por copia reducido.

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Nueva Tecnología

Cambia el equipamiento de tu oficina para hacerla más productiva. WiFi, NFC, escanear a carpetas de red,…

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Impuestos

Deduce íntegramente como gasto lo que pagas por el renting.

Las impresoras son unos equipos costosos de mantener debido principalmente a los consumibles.

A medida que aumenta el precio de la impresora disminuye el coste por copia. desafortunadamente una pequeña empresa termina comprando impresoras baratas y pagando un elevado precio en el coste de impresión.

El renting de impresoras te permite ahorrar en costes de impresión pues dispones de impresoras de gama alta cuyo coste por copia es más reducido.

Preguntas frecuentes

¿Están incluidas las copias en la cuota mensual?

Si, solemos integrar un número determinado de impresiones en la cuota del mes. Otras empresas no suelen hacerlo ¿Y si excedo el número de copias incluidas? Los excesos se facturan a un coste por copia pactado de antemano. De todas formas podrás compensar los excesos de un mes con otros con carga de trabajo inferior.

¿Cada cuantos meses miran las copias que he hecho?

Trimestralmente y de forma telemática tomamos lectura de contadores. Esta es una ventaja frente a empresas que lo hacen mensualmente, pues puedes compensar los excesos de un mes con las copias de los otros.

¿Qué marca me recomiendas para mi oficina?

Para pequeñas y medianas oficinas creemos que HP y Brother tienen las máquinas más versátiles y fáciles pata el usuario.

¿Si cambian mis necesidades de impresión puedo cambiar el esquema de copias incluidas?

El recibo mensual incluye el equipo más una cantidad de copias por defecto. Para evitar pagar excesos estas copias por defecto deben acercarse al promedio mensual de impresiones. No obstante puedes cambiar las copias incluidas por defecto en función de tus necesidades de impresión.