Comprar o hacer un renting de impresora es una decisión que se plantean muchas oficinas.
El modelo de pago por uso de los bienes es una realidad. Casi todos los aparatos que usamos para trabajar, desde teléfonos móviles hasta vehículos, podemos disfrutarlos en la modalidad de renting.
Si eres un autónomo o tienes un pequeño negocio puede que tengas la duda entre comprar o hacer un renting de la impresora para el trabajo.
El que tomes una decisión acertada depende de 3 preguntas.
- Cuanto imprimes al mes
- Cuantos usuarios compartirán la impresora
- Cuanto tiempo puedes necesitar la impresora
Cuanto imprimes al mes
Las impresoras tienen un abanico de precios que va desde los 30 euros que puede costar una de tinta, hasta los 5.000 euros de una impresora láser profesional A3.
Las diferencias entre una impresora barata de tinta y una profesional no solo están en las prestaciones, sino en lo que cuesta imprimir cada documento.
MIENTRAS MÁS BARATA SEA LA IMPRESORA, MÁS TENDRÁS QUE GASTARTE EN CADA COPIA QUE IMPRIMAS
Así, en una impresora barata el coste por copia de una HP en negro puede superar los 7 céntimos y las impresiones en color los 14 céntimos.
En cambio, en una impresora de oficina los costes por copia pueden ser inferiores al céntimo para impresiones en negro y los 5 céntimos para los de color.
Si solo imprimes 100 copias al mes, pagarás unos 7 euros mensuales en tinta.
Cualquier impresora de oficina en renting te saldrá más cara y no te merece la pena hacer un renting.
Las diferencias en los costes de impresión entre comprar o hacer un renting de la impresora
Con la diferencia entre los precios por copia de impresoras domésticas y de oficina puedes hacer una tabla comparativa de lo que te puedes ahorrar en costes de impresión, dependiendo del numero de copias.
| Nº copias mensuales | Coste en negro en impresora barata (0,07€)* | Coste en color en impresora barata (0,1€)* | Coste en negro en impresora de oficina (0,01€)* | Coste en color en impresora de oficina (0,05€)* | Ahorro mensual en copias en negro | Ahorro mensual en copias en color |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 100 | 7 | 10 | 1 | 5 | 6 | 5 |
| 300 | 21 | 30 | 3 | 15 | 18 | 15 |
| 500 | 35 | 50 | 5 | 25 | 30 | 25 |
| 1000 | 70 | 100 | 10 | 50 | 60 | 50 |
| 1500 | 105 | 150 | 15 | 75 | 90 | 75 |
*Los costes por copia dependen del modelo de impresora
Hacer un renting de la impresora para la empresa o comprarla; he ahí el dilema
Teniendo en cuenta el cuadro de costes de impresión, si haces 100 copias mensuales en negro solo te ahorrarías 6 € por las copias negro o 5 € por las de color.
La cuota mensual de una impresora en renting suele superar los 15€ al mes, por lo que no merece la pena hacer un renting de una impresora multifunción monocromo si gastas menos en consumibles.
La elección no está tan clara en el rango de 100 a 300 copias mensuales o si necesitas una impresora color multifunción. Todo depende del coste por copia de los modelos considerados.
Donde si debería estar clara la elección del renting de impresora para el negocio es cuando imprimes más de 300 documentos por mes.
Solo con lo que te ahorras en los cartuchos puedes disponer de una impresora con mejores prestaciones en renting. Se paga sola.
Cuantos usuarios compartirán la impresora
Si solo una persona va a utilizar la impresora esta sección puedes saltártela.
Cuando surgen los problemas es cuando varios usuarios comparten la misma impresora y ninguno de ellos tiene conocimientos algo avanzados de informática.
Configurar una impresora en red es sencillo. La mayoría de las marcas tienen un asistente de instalación en red que puede dejártela operativa en 10 minutos en redes ethernet o WiFi.
Lo que resulta más frustrante es la capacidad que tienen las impresoras para dar problemas en una red.
Puedes tener dificultad para imprimir en red cuando:
- La dirección IP de la impresora que asigna el router es variable
- Los dispositivos desde los que imprimes cambian su dirección IP
- Hay un cambio de router
También se generan dificultades cuando los usuarios comparten alguna carpeta de red donde almacenan los documentos digitalizados en el escáner de la impresora.
CON EL RENTING DE IMPRESORAS CUENTAS CON UNA ASISTENCIA TECNICA, LA CUAL TENDRÍAS QUE PAGAR SI COMPRAS EL EQUIPO
Si no tienes un informático en la oficina necesitarás algo de asistencia técnica.
Con el renting de fotocopiadoras tienes incluido en la cuota el soporte técnico en relación a los problemas que se puedan generar al querer imprimir en la oficina.
Cuanto tiempo puedes necesitar la impresora
Los contratos de renting suelen hacerse por un período mínimo de 2 años. Es posible hacerlo por periodos inferiores, pero la cuota se incrementaría mucho.
Si recién estás iniciando la actividad y no sabes la continuidad que puede tener, puede que sea más sensato comprar una impresora barata de entrada.
Con el tiempo, si ves que el proyecto es viable, hacer un renting de impresoras puede ser una oportunidad para ahorrar dinero y aumentar la productividad de l negocio
Ventajas de comprar una impresora barata para tu negocio
Una vez que has decidido comprar una impresora barata para tu negocio, tienes que elegir entre las muchas opciones que se te presentan.
Entre las ventajas que tiene comprar una impresora barata para la oficina están:
- No tienes que pagar una cuota mensual
- La impresora es de tu propiedad
- Tienes más opciones a elegir
No tienes que pagar una cuota mensual por la impresora
A diferencia del renting, donde la amortización de la impresora se hace por varios años, cuando compras acaban tus gastos en cuanto a adquisición del equipo.
Si en un año decides cerrar el negocio, no tienes que seguir pagando la cuota mensual del renting de la impresora.
La impresora es de tu propiedad
Puedes venderla o regalarla cuando quieras. Es un bien que has adquirido. Con el renting la impresora pertenece a la empresa que has contratado.
CON EL RENTING LA IMPRESORA NO ES DE TU PROPIEDAD, SINO DE LA EMPRESA QUE ALQUILA LA MÁQUINA
Tienes más opciones a elegir
Son muchos los modelos y marcas de impresoras entre las que puedes elegir.
Con más o menos prestaciones, diferentes tecnologías de impresión y distintos precios.
Con el renting la variedad de modelos es más limitada.
Desventajas de comprar una impresora para el negocio
Algunas de las desventajas de comprar una impresora para la oficina son el otro lado de la moneda de su parte positiva.
- La impresora es de tu propiedad, con lo que esto conlleva
- Tienes garantía del hardware pero no la asistencia en incidencias
- Los costes de impresión suelen ser más elevados
La impresora es de tu propiedad
Aunque te puse este punto como ventaja, también debe ponerse como inconveniente.
Eres responsable de vigilar que no se acaben los consumibles, de hacer el mantenimiento y hasta de deshacerte de ella cuando ya no la uses.
No tienes asistencia en incidencias
Todos los fabricantes venden sus impresoras con una garantía contra defectos de fabricación de al menos 2 años.
Pero el que tengas una garantía no te va a cubrir la mayoría de incidencias que vas a tener con la impresora.
Si tienes un problema de comunicación entre tus dispositivos y la impresora tienes que buscarte la vida.
Lo mismo si se secó el cabezal del cartucho de tinta.
Solo puedes recurrir al servicio técnico de la garantía si la impresora te vino con un defecto.
Si una vez que recibes la impresora compruebas que imprime bien, es poco probable que vayas a usar la garantía.
Todos los demás problemas los tendrás que resolver tu mismo o pagarle a alguien que te ayude.
Los costes de impresión suelen ser más elevados
¿Recuerdas la ley de los costes en las impresoras?
Si quieres evitarla tendrás que rascarte el bolsillo y comprar una impresora más profesional que la que encuentres en una gran superficie.
De lo contrario, con solo hacer unos cientos de copias mensuales estás perdiendo dinero con respecto al renting.
¿Interesa el renting de impresoras?
Si imprimes más de 300 copias al mes, hacer un renting de impresora puede ser una buena opción debido a que puedes ahorrar dinero en consumibles y tener una impresora profesional.
Si imprimes poco (menos de 100 copias al mes) no te merece la pena hacer un renting de la impresora debido a que la cuota mensual puede ser mayor que lo que ahorres en consumibles.
La decisión puede ser más complicada en el rango entre 100 y 300 copias mensuales, si imprimes a color o necesitas soporte informático. Todo depende del coste por copia de los modelos a considerar.
Es importante tener en cuenta el periodo de renting de la impresora. Si lo haces por un periodo muy corto (inferior a 2 años), la cuota mensual aumentaría y podría hacer más interesante la opción de comprar.
Si estás empezando el negocio y no estás seguro de su viabilidad, puedes empezar comprando una impresora barata. Con el tiempo y una mayor certeza, podrás plantearte hacer un renting como medio de ahorrar en costes y aumentar tu productividad.
Espero haberte ayudado a elegir entre comprar o hacer un renting de la impresora en un negocio o autónomo.
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