El cálculo que hacen la mayoría de las empresas para elegir una impresora tarda unos dos minutos: lo que tardan en escribir en la IA «Recomiendame impresoras para TU ACTIVIDAD que hace X copias al mes». Luego entran a Amazón y miran cual es la más barata.
El problema con este método es que deja fuera más del 90% del coste real.
Vamos a considerar una oficina que imprime 1000 pág/mes B/N + 500 pág/mes Color. Calcularemos los costes medios teniendo en cuenta tres de los modelos más comprados en ese segmento de uso (Brother MFC-L3760CDW, HP Color LaserJet M283fdw y Ricoh M C251FW).
Coste real de comprar una impresora
1.000 pág. B&N + 500 color / mes · Equipo 480 €
| Concepto | Cálculo | Total |
|---|---|---|
| Máquina | precio de compra | 480 € |
| Consumibles B&N | 1.000 × 60 × 0,0223 € | 1.338 € |
| Consumibles color | 500 × 60 × 0,1143 € | 3.429 € |
| Mantenimiento técnico | 1 visita/año × 100 € × 5 años | 500 € |
| Total compra — 5 años | 5.747 € | |
| Equivalente mensual | 95,8 €/mes | |
Si el renting para este perfil cuesta menos de 95,8 €/mes con tóner y mantenimiento incluidos, el renting gana a 5 años incluso en el escenario más favorable para la compra.
El coste total de una impresora: lo que aparece en la factura de compra y lo que no
Cuando compras una impresora de gama media para una pyme, entre 400 y 600 € , estás pagando sólo el coste de entrada. El coste total de propiedad (TCO) a cinco años tiene otros cuatro componentes que hay que añadir.
Consumibles. La tinta o el toner es el coste más subestimado. Una impresora láser en color tiene cuatro cartuchos: negro, cian, magenta y amarillo. Si tu empresa imprime 1.500 páginas al mes (un volumen normal para una pyme con 5-10 empleados) el gasto anual en tóner ronda los 800-1.200€, dependiendo del modelo y del porcentaje de impresión en color.
Mantenimiento. Los fabricantes dan una garantía de dos años. Una visita de técnico externo con desplazamiento cuesta entre 80 y 150€, sin contar las piezas. Una pyme con uso moderado tiene una avería relevante cada 18-24 meses. Son números pequeños hasta que la impresora se estropea el día que necesitas imprimir veinte contratos para una firma.
Obsolescencia. La vida útil real de una impresora con uso empresarial intensivo es de cuatro años, no los cinco o seis que figuran en las especificaciones del fabricante. A partir del cuarto año, los problemas de alimentación de papel, los rodillos desgastados y la falta de piezas de repuesto convierten el mantenimiento en un coste creciente.
Tiempo de gestión. Este es el coste que nunca aparece en ninguna hoja de cálculo. La garantía del fabricante cubre defectos de fabricación, no problemas del día a día como un atasco de papel. Cuando la impresora falla, alguien en tu empresa pasa entre dos horas y dos días gestionando el problema: llamando al servicio técnico, esperando al técnico, comprando el tóner de urgencia, configurando el equipo de préstamo. Si esa persona cobra 25€/hora, una avería mal resuelta puede valer más que tres meses de renting.
La ventaja fiscal que pocas pymes aplican correctamente
Un equipo comprado se amortiza. En España, la amortización de mobiliario y equipos de oficina es del 10% anual (tabla simplificada de la AEAT para pymes), lo que significa que una impresora de 480€ genera una deducción de 48€/año durante 10 años (aunque el equipo se sustituya desde el quinto).
Un contrato de renting operativo (arrendamiento operativo) es 100% deducible como gasto en el periodo en que se produce. Si pagas 354€/año en cuotas de renting, deduces 354€ ese año, sin importar el valor residual del equipo ni su vida útil contable.
Para una pyme en régimen general del Impuesto de Sociedades al 25%, la diferencia en liquidez no es trivial: el renting adelanta la deducción y la simplifica. No hay que llevar registro de amortización, no hay activo que controlar, no hay diferencia entre valor neto contable y valor de mercado cuando se renueva el equipo.
Cuándo tiene más sentido comprar
El renting no es siempre la respuesta correcta. Hay tres situaciones donde comprar puede ser la decisión racional:
Uso muy bajo y esporádico. Si tu empresa imprime menos de 300 páginas al mes (unas pocas facturas y algún documento suelto) una impresora láser básica de 250€ más un cartucho de tóner cada seis meses puede ser la solución más simple. No necesitas mantenimiento estructurado para una impresora que casi no se usa.
Empresa con departamento técnico propio. Algunas empresas medianas tienen personal informático interno capaz de mantener el equipamiento. En ese caso, el coste del técnico ya está absorbido por la estructura y el renting pierde parte de su ventaja.
Financiación muy barata disponible. Si tienes acceso a líneas de crédito a tipo cero o subvencionadas (fondos Next Generation, programas de digitalización autonómicos), comprar equipo nuevo con ese capital puede ser más eficiente que pagar una cuota mensual.
Fuera de estos tres casos, para la mayoría de pymes con uso regular, el renting gana en coste total, previsibilidad presupuestaria y tiempo de gestión.
Lo que diferencia un buen contrato de renting de uno malo
No todos los rentings son iguales. Antes de firmar, verifica estos cuatro puntos:
Tóner incluido sin límite de cobertura. Algunos contratos incluyen el tóner hasta cierto porcentaje de cobertura por página (que suele ser el 20%). Si superas ese porcentaje, cobran aparte. Es el coste oculto más frecuente del sector.
Mantenimiento oficial del fabricante. Un técnico certificado por el fabricante usa piezas originales y mantiene vigente la garantía del equipo. El mantenimiento genérico es más barato para el proveedor, no para ti.
Duración del contrato de coste por copia. Los contratos de renting suelen tener dos partes; uno con la entidad financiera (que no es cancelable) y otro con la empresa que presta el servicio de coste por copia (que deberías poder cancelar). Los contratos suelen bloquear la duración de ambos, pero si el servicio de suministro de toner es deficiente o si la empresa cierra, tienes que seguir atado a ellos. Un contrato desde 12 meses con el proveedor de coste por copia da margen real para comprar los consumibles por tu cuenta o elegir otra empresa de coste por copia.
Tiempos de servicio por escrito. Respuesta telefónica, visita técnica y reparación completa son tres cosas distintas. Exige los tres con plazos concretos. «Atención prioritaria» sin tiempos garantizados no vale nada.
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FAQ. Renting de impresoras vs compra
¿El renting de impresoras es deducible también para autónomos, no solo para sociedades?
Sí. Para un autónomo en estimación directa, las cuotas de un renting operativo de una impresora pueden constituir un gasto deducible cuando el equipo está afecto a la actividad económica y se cumplen los requisitos fiscales de justificación y registro. Si la impresora tiene un uso mixto profesional y particular, la deducción puede quedar limitada a la parte correspondiente a la actividad. El tratamiento fiscal concreto puede variar según las características del contrato y la situación del autónomo.
¿Qué diferencia hay entre renting operativo y renting financiero?
Son dos contratos distintos con consecuencias fiscales y contables diferentes. El renting operativo es un arrendamiento de servicio: la empresa paga una cuota mensual, el equipo no entra en el balance como activo, y la cuota es 100% gasto. El renting financiero (también llamado leasing) es una fórmula de financiación para comprar: el equipo sí aparece en el balance como activo, se amortiza, y al final del contrato existe opción de compra por el valor residual.
¿Qué pasa si un mes imprimo el doble de lo pactado?
Depende de las condiciones del contrato. Cuando el renting incluye un volumen mensual de copias, las copias que superan ese volumen pueden facturarse aparte mediante un precio por copia excedente. Antes de contratar, conviene comprobar el volumen incluido y el precio de cada copia adicional, tanto en blanco y negro como en color. Si el volumen de impresión varía mucho de un mes a otro, también puede ser conveniente contratar un volumen que se ajuste a la media real de impresión.
¿Se puede cancelar el contrato antes de que termine?
Depende de las condiciones pactadas. Algunos contratos establecen una permanencia determinada y pueden contemplar penalizaciones o el pago de determinadas cantidades en caso de cancelación anticipada. Otros contratos ofrecen mayor flexibilidad y permiten resolver el servicio con un preaviso concreto. Antes de firmar, comprueba expresamente el plazo de permanencia, el preaviso necesario y el coste de cancelación anticipada, y asegúrate de que estas condiciones aparecen por escrito en el contrato.
¿El tóner incluido cubre cualquier cantidad o tiene límite de cobertura?
Depende de las condiciones del contrato. En algunos servicios, el consumo de tóner está sujeto a unas condiciones o límites de cobertura; en otros, el proveedor asume el suministro de consumibles según las condiciones pactadas. Antes de firmar, comprueba qué consumibles están incluidos, cómo se calcula el consumo y si existen límites relacionados con la cobertura de impresión. Si imprimes documentos con mucha densidad de tinta o tóner, este punto puede afectar de forma importante al coste real del servicio.
¿Tiene sentido el renting si solo tengo una impresora para uso esporádico?
No necesariamente. Si el volumen de impresión es muy bajo y la impresora tiene un coste de adquisición y mantenimiento reducido, comprar puede resultar más económico que contratar un servicio de renting. El renting suele resultar más interesante cuando el volumen de impresión es suficiente para que el mantenimiento, los consumibles, la asistencia técnica y la continuidad del servicio tengan un peso relevante. La comparación debería hacerse calculando el coste total de impresión, no únicamente el precio mensual del equipo.
¿Puedo cambiar de modelo de impresora durante el contrato si mis necesidades cambian?
Depende del proveedor. Algunos permiten la sustitución del equipo por otro de gama superior o inferior ajustando la cuota, sin necesidad de cancelar el contrato. Otros lo tratan como una rescisión y apertura de un nuevo contrato. Si tu empresa está en crecimiento o prevés cambios en el volumen de impresión, pregunta expresamente por la política de sustitución de equipo antes de firmar.
