Los 7 criterios para elegir impresoras profesionales
El precio es en lo primero que nos fijamos cuando consultamos empresas suministradoras de impresoras.
Sin embargo, una multifuncional de oficina que sea barata puede costarnos cara en términos de productividad y costes.
Antes de decidir, deberíamos tener en cuenta:
- Tamaño de papel a utilizar
- Páginas a imprimir al mes
- Color o monocromo
- Capacidad del toner y bandejas de papel
- Número de operarios
- Mantenimiento
- Precio de la impresora y coste por copia
(Si buscas una impresora comercial para documentos de marketing deberás añadir accesorios como grapadoras o plegadoras).
Tamaño del papel, ¿una impresora grande de oficina?
Una impresora grande de oficina suele imprimir en un tamaño de papel A3.
Las empresas de impresoras tienden a ofrecer impresoras A3, aunque el cliente imprima en A4. Esto es un error.
Las impresoras para empresas en A3 suelen costar mucho dinero.
| Precios impresoras profesionales multifunción | A4 | A3 |
|---|---|---|
| HP | 705-2.285 € | 3763- 6.850 € |
| Kyocera | 602-1.472 € | 2.657-3.402 € |
| Konica Minolta | 625-2.714 € | 2.935-5.676 € |
| Lexmark | 729-1.887 € | 3.597 € |
| Brother | 377-1.647 € | ND* |
Ventajas y desventajas de una impresora A3
Una impresora grande de oficina suele costar al menos 4 veces más que una impresora de empresa pequeña.
Salvo que tengas un cierto volumen de copias en A3, deberías analizar sus conveniencia.
| Ventajas y desventajas | A4 | A3 |
|---|---|---|
| Tamaño | Reducido | Grande |
| Coste del equipo | Elevado | Reducido |
| Coste por copia A4 | Medio | Medio-reducido |
| Tamaños de papel admitidos | Menor A4 | Hasta A3 |
| Costes mantenimiento o reparaciones | Reducido | Elevado |
Páginas a imprimir al mes
El número de páginas que imprimes al mes es importante para elegir una impresora o fotocopiadora para la oficina. De esto depende:
- La velocidad de impresión. A mayor número de páginas impresas mayor velocidad debería tener la impresora para evitar pérdidas de tiempo.
- El tiempo sin averías. Las impresoras están diseñadas para soportar una determinada carga de trabajo. Si se imprimen muchas copias en un equipo no preparado para soportarlo podría averiarse con frecuencia.
- El coste por página impresa. Las impresoras dirigidas a oficinas donde se hacen muchas copias suelen tener un coste por copia reducido.
Impresora multifunción de oficina color o monocromo
Muchas oficinas compran una impresora a color cuando imprimen casi todo en negro.
Esto puede ser un error debido a:
- El coste de la impresora. Las monocromo suelen ser más baratas que las de color
- Los costes de impresión. Sabemos que las copias en color son más caras que en monocromo. Lo que muchos desconocen es que las copias en negro son más caras en una impresora a color que en una monocromo.
| Modelo | Precio por copia en Negro (céntimos) | Precio por copia en color (céntimos) |
|---|---|---|
| Brother MFC-L5750DW (Impresora Monocromo) | 1,44 | – |
| Brother MFC-L8690 (Impresora Color) | 2,20 | 17,20 |
| HP MFP E42540F (Impresora Monocromo) | 1,81 | – |
| HP MFP E47528f (Impresora Color) | 1,87 | 12,59 |
| Lexmark XM1342 (Impresora Monocromo) | 1,23 | – |
| Lexmark XC2326 (Impresora Color) | 1,52 | 9,17 |
Capacidad del toner y bandejas de papel
La cantidad de tiempo que la impresora puede funcionar sin necesitar atenderla puede ser importante.
Para una oficina que tiene muy pocos usuarios o imprime menos de 1000 copias al mes puede ser suficiente una impresora con una bandeja de papel de 100 hojas y unos cartuchos de toner con los que se pueda imprimir 1.000 páginas.
Pero cuando son varios los usuarios hay que valorar las pérdidas de tiempo que supone cambiar con frecuencia los cartuchos o recargar las bandejas de papel. Elige impresoras con cartuchos de alto rendimiento y bandejas de papel de gran capacidad.
Una mención especial merece la capacidad de la bandeja de entrada del escaner o ADF.
En una oficina donde se hagan copias o escaneos frecuentes de documentos interesa que tenga la mayor capacidad y que además escanee por ambas caras de una sola pasada.
Número de operarios que usarán la impresora
Es posible que no necesites hacer muchas impresiones al mes, pero se pueden concentrar en muy poco tiempo. Si este es el caso, hay que tener en cuenta la velocidad de impresión.
Lo que más cuesta en una empresa es el tiempo. Si varios quieren imprimir a la vez algunos tendrán que esperar a que acaben los otros.
Por otro lado, deberías considerar si necesitas confidencialidad en los documentos.
Si cada usuario quiere mantener la privacidad de lo impreso, es posible que pueda imprimir el trabajo con una clave personalizada que introduce solo cuando está delante del equipo.
Mantenimiento de impresoras para empresas
Todas las impresoras necesitan un mantenimiento.
Aparte del toner y tambores fotoconductores, las impresoras son equipos que tienen una parte mecánica, lo que significa que tarde o temprano darán problemas como atascos de papel, manchas en las impresiones, etc.
Impresora profesional de oficina: precio y coste por copia
Con las impresoras se cumple una ley .
Mientras más barata sea la impresora, mayor será el coste de imprimir en ella.
| Modelo de impresora monocromo HP | Precio de la impresora | Coste x copia negro (céntimos) |
|---|---|---|
| MFP E42540F | 705,51 | 1,82 |
| MFP E52645dn | 1522,13 | 0,93 |
| MFP E62655dn | 2157,85 | 0,82 |
Otros factores a considerar al elegir impresoras para empresas
- Las impresoras de inyección de tinta bajan la calidad en la impresión a doble cara.
- La tecnología de impresión láser es mejor para textos y gráficos. Las impresiones son el alta calidad.
- Según tus necesidades puede interesarte que puedas escanear a correo electrónico.
- Impresión wi fi desde cualquier dispositivo móvil.
- Selecciona fabricantes de impresoras con buenas valoraciones.
Cómo funciona el renting de impresoras de oficina
Paso 1: Cuéntanos lo que necesitas
Cumplimenta la solicitud de presupuesto y dinos las impresiones que puedes hacer al mes, tamaño, etc.
Paso 2: Te enviamos un presupuesto
Entre varias marcas encontramos aquellos modelos que te resulten mas favorables.
Paso 3: Entregamos la impresora
Una vez nos des el visto bueno, en cuestión de días puedes tener la impresora en tu oficina.
