Las 10 preguntas que debes hacer antes de firmar un renting de fotocopiadoras

Hacer un renting de la impresora en lugar de comprarla es una decisión inteligente. Existen muchas ventajas que justifican tener una impresora en coste por copia.

Pero antes de firmar un acuerdo deberías hacerle unas cuantas preguntas al vendedor para evitar problemas. 

bancos

1.-¿Interviene una entidad financiera?

Cuando te pongan delante los papeles de una fotocopiadora en renting, comprueba que NO tienes dos tipos de contratos a firmar; uno con el distribuidor y otro con un banco o financiera.

Siempre que puedas elegir, evitar tener que firmar ningún papel con una financiera.

Lo mejor es hacerlo solo con el distribuidor. Si hay discrepancias con el servicio que te prestan, tienes la sartén por el mango. Le devuelves los recibos del renting fotocopiadora hasta que cumplan su parte del trato.

Con una financiera no tienes esta ventaja. En caso de litigio ellos tienen las de ganar. Aunque tengas problemas NO puedes dejar de pagarle al banco.

impago renting fotocopiadora

Te enfrentarás a una legión de abogados y te meterán en los ficheros de morosos. No tendrás capacidad de crédito ni para sacar un móvil.

2.- ¿Cuántas copias incluye la cuota mensual?

Muchas ofertas de renting de impresoras solo incluyen la máquina. Otras tienen un paquete de copias ya contemplado en la cuota mensual.

Para que puedas comparar unas ofertas con otras pídele a las empresas que te hagan una simulación con el número de copias que realizas mensualmente.

3.- ¿Cada cuanto tiempo se hace lectura de contadores?

Las empresas de renting suelen sacar los contadores de las impresoras mensualmente para facturar los excesos de copias.

Sin embargo, cuando tienes un paquete de copias incluidas en la cuota mensual, es más favorable que la lectura de contadores se realice bi o trimensualmente.

De esta forma los meses que tienes una carga de trabajo importante los puedes compensar con los de pocas copias y tienes que pagar menos por excesos de impresiones.

4.- ¿Tengo que hacer un seguro?

Cuando haces un renting del coche tienes que hacer un seguro a todo riesgo. La razón es sencilla: el bien es propiedad de la financiera y a éstas no les gustan las sorpresas. 

Las financieras son alérgicas al riesgo. Y además hacen un buen negocio vendiendo seguros. Por eso tienen un gran incentivo para hacerte un seguro por las impresoras.

Esto no te lo suelen decir al principio, cuando te dan el presupuesto. Te ponen el seguro a la hora de firmar el contrato.

Algunas financieras te permiten que utilices el seguro que tienes en la oficina. Eso sí, te miran con lupa las condiciones que tiene. Si ellos creen que no está suficientemente cubierta su inversión, te pedirán que modifiques las cláusulas con tu compañía de seguros.

5.-¿Que pasa si algo sale mal con el modelo de impresora?

Cuando compramos algo, a veces damos por supuesto que todo irá bien.

Hace un tiempo hicimos un renting para una impresora en la recepción de un hotel. Era un modelo nuevo y por lo que sabíamos hacía unas excelentes impresiones.

Pero tenía un defecto. Hacía mal las fotocopias de los documentos con brillo. Y eso en la recepción de un hotel donde se fotocopiaban DNI y pasaportes plastificados era un problema.

Optamos por cambiarle la impresora al cliente y no tuvimos más quejas.

Así que, por si acaso no obtienes lo que esperas, pregúntale a tu proveedor si puedes cambiar el modelo de fotocopiadora en caso de que no estés contento con la que tengas.

6.- ¿Puedo aumentar o disminuir el número de copias contratadas?

El cambio es la única constante en nuestras vidas y en nuestros trabajos. Hoy hago 1000 copias mensuales. Mañana quién sabe si llegamos a las 500.

Firmar un contrato de mármol, con un número de copias prefijadas a 5 años es la forma más segura de equivocarte con una fotocopiadora en renting.

Pregunta si puedes cambiar el esquema de copias al primer, segundo o tercer año y cuanto te va a costar hacerlo.

7.-¿Cuál es el porcentaje de cobertura que puedo imprimir?

El porcentaje de cobertura es la cantidad media de toner que se deposita en cada página.

Se suele medir en la superficie de la página que tiene una impresión con respecto a la página completa. Así, un 1% de cobertura significa que se ha depositado toner en una superficie equivalente al 1% del área de la página.

El porcentaje de cobertura es una medida de la cantidad de toner o tinta que gastas en cada página. A más porcentaje de cobertura, más cantidad de cartuchos de toner o tinta tiene que suministrarte el fabricante o distribuidor. 

Las fotocopiadoras en renting suelen limitar el porcentaje de cobertura que puedes imprimir. Te suelen dar un precio para un porcentaje de cobertura de un 5% en el caso de impresión monocromo y un 20 % para impresión color.

¿Qué ocurre si te pasas?

Recibirás la llamada de alguien indicándote que tienes que pagar más. Así que más vale que preguntes antes y estés prevenido.

8.- ¿Me cobran por realizar escaneos?

Es posible que des por supuesto que solo te cobrarán por las impresiones que realices. Al fin y al cabo, los contratos de renting de impresoras también se llaman de coste por copia.

Sin embargo, debes saber que hay empresas que también cobran por el número de páginas que escanees.

9.- ¿Tengo que pedirles los consumibles?

Si tienes que pedir los consumibles cuando la impresora te de el aviso es posible que alguna vez te olvide de hacerlo.

Lo mejor es que el servicio de renting incluya una aplicación que controle el nivel de los consumibles y se envíen automáticamente.

10.- ¿Puedo cancelar anticipadamente el renting fotocopiadora?

Supón que quieres cancelar el acuerdo de renting, bien sea porque el distribuidor no te suministra a tiempo los cartuchos de toner (te sorprendería saber lo frecuente que es este problema) o porque han cambiado las necesidades de tu oficina.

Si le preguntas a una empresa de renting fotocopiadoras lo más probable es que te diga que no. Tienes que pagar céntimo a céntimo todas y cada una de las cuotas que falten hasta el vencimiento.

Tal vez te interese leer El pago por uso de impresoras favorece la economía circular

Nuestro renting de fotocopiadora

Muchas empresas de renting hacen los contratos de forma que firmas con una financiera. De esta forma, la deuda la tienes con una entidad de financiación, lo cual no te deja margen de maniobra si tienes problemas.

Con nosotros no hay terceros. Somos nosotros los que nos rascamos el bolsillo para comprar la fotocopiadora y te la ponemos en tu oficina. Si la impresora no cumple tus expectativas, solo tienes que decírnoslo. 

Incluso puedes llegar cancelar el acuerdo de alquiler de forma anticipada. Solo pagas una pequeña penalización por los costes que nos ocasiona.

En definitiva, el renting de la fotocopiadora no debería ser tan rígido como la hipoteca de tu casa. Asegúrate de que con quién contratas tenga la suficiente flexibilidad para responder a tus necesidades.

Por qué un renting fotocopiadoras

Admitámoslo. Las impresoras son unos artilugios problemáticos. Suelen dar más problemas que los ordenadores. Hay algo que diferencia a las impresoras de otros artilugios electrónicos.

Tienen muchos componentes mecánicos (rodillos, fusores,etc). También tienen que transferir un fluido (seco como el toner o líquido como es la tinta) a un soporte – el papel.

Encima, el buen funcionamiento de la impresora depende de otros componentes externos como ordenadores, routers,cables,etc.

Un ordenador a veces da problemas, pero te puedo garantizar que tendrás muchos más dolores de cabeza con una impresora.

Comprar fotocopiadoras

Cuando compras una impresora tienes algunos riesgos. Si después de un tiempo descubres que la impresora no se adapta a tus necesidades, tendrás que quedártela. El que te la vendió no te la cambiará por otra impresora ni te reparará una vez pasada la garantía.

Pero además hay otras sorpresas que te puedes encontrar:

  • Subidas de precio de los consumibles
  • La obsolescencia programada que puedas encontrarte al cabo de los dos o tres años.
  • Que la calidad de impresión no sea la esperada
  • Que sus capacidades (bandejas de papel,duración del toner) se quedan cortas porque han variado tus necesidades de impresión.

El que compra asume los riesgos de la propiedad.

Disponer de impresora en coste por página se consolida como una forma de evitar los riesgos y evitar que secuestremos nuestro capital.

Las ventajas de tener fotocopiadoras en Renting

flexibilidad contrato renting impresora

Flexibilidad

Puedes seleccionar la cantidad de copias que encaja mejor en tu trabajo. Esquemas flexibles que cambias según tus necesidades.

flujo caja

Flujo de Caja

Cuando alquilas los equipos no tienes que secuestrar capital y no tienes que desprenderte del dinero de tu empresa. Esto te permite ahorrar el dinero o gastarlo en otros asuntos más importantes.

todo incluido impresoras

Todo incluido

En un recibo incluyes asistencia, toner, reparaciones, mantenimiento y cambio de impresora en caso de averías. Preocúpate solo de que no se acabe el papel.

Ahorro

El precio por página impresa es más reducido en impresoras de gama profesional. Economiza en los costes de impresión a la vez dotas de equipamiento profesional tu trabajo.

Gestión de residuos

Como cualquier otro activo, los activos de hardware se adquieren y acaban retirándose. Llegado el momento, la gestión de los residuos electrónicos puede suponer una complicación para la organización.

ahorro impuestos renting impresora

Impuestos

El renting, al igual que el alquiler, puede deducirse íntegramente como gasto, lo que minimiza las obligaciones del impuesto sobre la renta. Otra ventaja es que el IVA o el IGIC no se capitaliza por adelantado, sino que cada mes pagas una pequeña parte junto con la cuota del renting.

¿Qué puedes hacer si ya tienes un problema con un renting de fotocopiadoras que tienes?

Si el contrato lo haces directamente con el distribuidor puedes hacer algo muy fácil:

Suspendes los pagos hasta que te responda de forma adecuada.

Sin embargo, con el el renting fotocopiadoras tradicional NO puedes hacerlo. Es un acuerdo peculiar:

El proveedor es quien te tiene que suministrar los cartuchos de toner o reparar la impresora. Pero quién te cobra todos los meses es un banco o una financiera:

Lo único que puedes hacer es lo siguiente:

  1. Deja constancia escrita (por mail) de los incumplimientos del proveedor.
  2. Antes de realizar cualquier acción lee detenidamente el contrato de renting que firmaste.
  3. En un contrato de renting tradicional observarás una cuota mensual que corresponde al uso de la máquina y otra que refleja el coste por las copias que has realizado. Es este último el que puedes devolver.
  4. Informa al proveedor que dejarás de atender el pago de las cuotas por copias realizadas.