Fax, qué es y como enviarlo

Un fax es un documento transmitido en forma de señal eléctrica a través de una línea de teléfono. Para enviar un fax es necesario un emisor que escanee y codifique el documento, una línea telefónica que lo transporte y un receptor que descodifique la señal eléctrica y reconstruya el documento en un dispositivo de salida.

linea telefono

En este artículo te explicaré cuales son sus ventajas y como puedes enviar un fax desde un PC, una impresora o un fax antiguo.

Como enviar un fax

Puedes enviar un fax desde:

  1. Una impresora con funcionalidad de fax
  2. Un PC a través de un modem Fax
  3. Un telefax antiguo
  4. Un servicio online (por internet)
  5. Una tienda de servicios de impresión
enviar fax

Por qué se sigue utilizando el fax

El fax todavía no ha desaparecido y tiene algunas ventajas sobre el correo electrónico que pueden hacer que continúe con nosotros unos años más.

Muchas empresas y administraciones utilizan el fax como medio de comunicación debido a que tiene 3 ventajas sobre el correo electrónico:

  1. Es rápido
  2. Es seguro
  3. Tienes una confirmación de la recepción

fax brother

La rapidez del fax frente al correo electrónico

Cuando envías un fax se produce una comunicación directa entre el telefax que lo envía y el que lo recibe. El receptor está imprimiendo el documento cuando el emisor acaba de enviarlo.

por el contrario, con el correo electrónico la comunicación es más compleja.

El emisor envía el correo desde su ordenador o móvil a su servidor de internet el cual a su vez se comunica con el servidor de correos del receptor que traslada el mensaje a su bandeja de entrada.

El correo electrónico puede retrasarse o no llegar por muchas razones.

fax desde email

Puede que nunca llegue al receptor porque la bandeja del receptor esté llena o porque pueda haberse considerado Spam. O puede retrasarse porque tu servidor o el del receptor puede estar muy lentos.

Con el fax no existen intermediarios y las probabilidades de retraso son mínimas.

La seguridad en el envío

La seguridad es la principal razón para que todavía se use el fax.

hacker

La complejidad del envío del correo electrónico lo hace susceptible a ciberataques. Los hackers pueden estar al acecho no solo en tu ordenador o dispositivo electrónico, sino también en el del receptor y en los servidores que actúan como intermediarios.

Cuando transmites por internet estas expuesto a que alguien malintencionado pueda robar datos personales. Es por eso que las organizaciones que trabajan con información muy sensible, como pueden ser los datos sanitarios, todavía hacen un uso del fax.

Además, cuando recibes correos electrónicos puedes tener archivos con malware y el contenido puede ser almacenado y consultado por terceros.

retraso mail

Con el fax la comunicación es telefónica y directa desde un punto a otro. Los faxes no suelen ser objetivo de los hackers porque es mucho más difícil interceptar las líneas de comunicación telefónica.

Con el fax la información está protegida porque se transmite codificada y el número de personas que tienen acceso es limitado.

La confirmación en la recepción

Una vez que el telefax del destinatario ha descargado la información del fax, el del emisor imprime una confirmación de envío y su recepción.

informe fax
Confirmación del envío del fax

Si existió cualquier problema, el telefax te lo indica en el reporte del envío. Y si todo fue satisfactorio, tienes un comprobante que indica que ese documento. El receptor no puede aludir ninguna excusa.

Con el correo electrónico la confirmación de recepción puede ser complicada. Nunca puedes estar seguro de que se ha recibido tu mensaje. Tienes que indicarle al receptor que confirme la entrega o llamarlo por teléfono.

Impresoras con funcionalidad de fax

Muchas impresoras multifunción llevan incorporada la funcionalidad de fax.

impresora-multifuncion-comprar

Puedes comprobar si tu impresora puede enviar y recibir fax de 3 formas:

  1. Comprueba si en el panel de control tienes un botón de «Fax» (o es una opción en la pantalla táctil)
  2. Busca en la parte trasera una o dos clavijas para conectar un cable telefónico
  3. Revisa las características del modelo en la web del fabricante.

Algunas impresoras tienen características avanzadas y son capaces de enviar los fax recibidos a un correo electrónico.

fax to mail

Conectar la impresora a la línea de teléfono

Una vez que has comprobado que tu impresora multifunción puede enviar y recibir fax, lo siguiente que debes hacer es conectarla:

  1. A la impresora
  2. Al router

Si no lo tienes, debes comprar un cable de teléfono. No debes confundirlo con un cable de red. Mira cuantos cables llegan a la clavija de conexión. El de teléfono consta de 2 o 4 cables, mientras que el de red tiene 8.

cable de telefono y red
conexion fax impresora
Conexión de la impresora a la línea de teléfono (derecha) o un teléfono exterior (izquierda)
conexion impresora router
Conectar al router por la clavija de teléfono (izquierda)

Enviar un fax en la impresora

Tanto para enviar como para recibir un fax, el proceso es muy similar al de un fax tradicional.

Comprueba primero que tienes un cable telefónico conectado en la parte trasera de la impresora.

El procedimiento para enviar fax es:

  1. Selecciona la funcionalidad de fax desde el panel de control o pantalla táctil
  2. Inserta el papel en el alimentador o en el cristal del escaner
  3. Marca el número del fax del destinatario
  4. Presiona «Star» o «Inicio»

Una vez que el fax termina de enviar el documento imprimirá un informe. Compruébalo para asegurarte que el receptor lo recibió correctamente.

marcacion fax impresora

Recibir un fax en la impresora

Si tienes configurado el modo de recepción Manual debes apretar la techa Inicio una vez que levantes el teléfono y compruebes que escuchas los característicos tonos de un fax entrante.

Si tienes la impresora configurada para recibir fax de forma automática no tienes que hacer nada. La impresora imprimirá los faxes entrantes, los reenviará a una carpeta del ordenador o te los remitirá por correo electrónico, dependiendo de la configuración.

Las impresoras con conexión WiFi

Algunos usuarios compran impresoras con conexión inalámbrica pensando que con ello pueden ahorrarse tener una línea fija de teléfono.

Sin embargo, la forma como se conecta la impresora a los ordenadores no tiene nada que ver con la función de fax.

wifi fax

En otras palabras, el que tengas una impresora conectada por WiFi o Bluetooth no significa que puedas enviar fax de forma inalámbrica.

Una forma de tener una línea para el fax sin tener que solicitarla a la compañía telefónica consiste en utilizar la misma línea que tienes para la conexión a internet.

Es posible que tengas que utilizar algún tipo de filtro para que no interfiera en la señal de internet.

Lo que no podrás hacer es utilizar la conexión a internet de tu móvil para enviar los fax desde la impresora.

router linea telefono

Configuración del fax en la impresora

Todos los fabricantes de impresoras tienen un software que te permite la configuración de las funciones del fax, en el caso de que tu impresora tenga esta prestación.

Estas instrucciones te pueden servir para configurar impresoras multifunción de HP, Brother o Canon, aunque pueden haber variaciones o es posible que alguna opción no esté disponible.

Para configurar los ajustes del fax debes entrar en el panel de control de la impresora y seleccionar la función de fax.

Puedes configurar:

  • Encabezado del fax
  • Respuesta manual o automática
  • Tonos de respuesta hasta contestar
  • Tipo de timbre
  • Tipo de marcación
  • Volumen del fax
todos ajustes brother

Encabezado del fax

Escriba el texto que desea que los destinatarios vean en la parte superior de sus faxes. Un encabezado de fax típico contiene tu nombre, el nombre de tu empresa y el número de fax completo de 9 dígitos.

Respuesta manual o automática

Activa esta función si deseas que la máquina de fax conteste tus llamadas telefónicas después de un número determinado de timbres y acepte los faxes. Si esta función está desactivada, deberas aceptar manualmente los faxes entrantes desde el panel de control de la impresora.

telefono fax manual conexion

Número de tonos de respuesta

Cuando suena el teléfono, la impresora espera y cuenta el número de timbres del teléfono antes de contestar la llamada.

Si la línea telefónica se comparte con tus llamadas de voz, selecciona un número de timbres que te de tiempo para responder al teléfono antes de que el fax se active.

Si la línea telefónica se comparte con un contestador automático, configura el número de timbres a dos más que el del contestador para asegurarse de que el contestador responda al teléfono antes que la impresora.

opciones Fax

Tipo de timbre

Utilice el ajuste Todos los timbres para una línea de fax dedicada o seleccione Timbre distintivo si configura un patrón de timbre especial para la línea de fax.

Tipo de marcación

Coincide con el tipo de servicio telefónico analógico que tienes; tono o pulso. Si el tipo de marcación no coincide, la impresora no puede detectar los timbres y responder a las llamadas entrantes.

El estándar actual de la industria es la marcación por tonos en la mayoría de las áreas.

Volumen del fax

Selecciona un nivel de volumen para escuchar los sonidos realizados durante la llamada de fax, como los tonos de marcación y las señales de ocupado. Ajuste el volumen en Off si deseas que el fax sea silencioso.

escanear impresora

Impresión de faxes a dos caras

Según el modelo de su impresora, active la opción de impresión de faxes a dos caras para imprimir los faxes entrantes en ambas caras del papel.

Guardar los faxes en el ordenador

En los modelos más avanzados puedes configurar la impresora para guardar los faxes entrantes en una carpeta del ordenador o de la red o para reenviarlos a la bandeja de entrada del correo electrónico.

Enviar fax a correo electrónico

Puedes reenviar todos los faxes que recibes a tu correo electrónico de forma que no sea necesario imprimirlos.

Para enviar fax a mail en una impresora Brother:

  1. En el Chrome o cualquier otro explorador introduce la dirección IP de la impresora en la barra del navegador.
  2. En la parte superior verás una pestaña que indica «Fax». Selecciónala.
  3. En el menú que aparece a la izquierda de la pantalla selecciona «opciones remotas de Fax»
  4. En la primera casilla elige «Reenvío de fax» y más abajo introduce la dirección de correo electrónico
  5. Guarda los cambios
fax internet

Para enviar fax a correo electrónico en las impresoras de HP :

  1. En el ordenador abre el programa de configuración de HP
  2. Selecciona el asistente de configuración digital del fax
  3. Sigue las instrucciones del asistente.
  4. Una vez acabado envía un fax de prueba

Prueba la configuración del fax

Haz una prueba de fax desde el panel de control de la impresora. Busca Ejecutar prueba de fax o Informe de prueba de fax en los menús Fax o Configuración. Se imprimirá un informe con los resultados de la prueba y las instrucciones para resolver los problemas.

Envíar un fax de prueba

HP dispone de un número para probar los fax (en Estados Unidos). Envía un fax de prueba de una página en blanco y negro al número 1-888-473-2963 (EE.UU.). El servicio recibe y devuelve los faxes en un plazo de 5 a 7 minutos al número de fax que figura en el encabezamiento del fax.

fax usb

Enviar fax desde un PC a través de un modem Fax

Para enviar un fax desde tu ordenador necesitas:

  1. Un software de fax
  2. Un modem fax externo
  3. Una línea telefónica

Básicamente lo que hace tu ordenador gracias al fax modem es actuar como una máquina de fax.

Cuando envías un escrito lo que hace es convertir el documento que quieres enviar en un patrón de códigos binarios que pueda interpretar el fax receptor para imprimirlo.

Cuando recibes un fax, el modem fax lo descodifica y lo convierte en un documento que puedas ver en pantalla o imprimir.

fax escaner Windows

El software de fax

No tendrás que gastar nada en un programa de envío y recepción de fax. El Windows viene con un programa (Fax y escáner de Windows) ya instalado.

Para entrar en el programa teclea Fax en el explorador de Windows y luego abre la aplicación.

El programa Fax y escáner de Windows te solicita que conectes con un modem fax o un servidor de fax para poder funcionar.

Con el Fax y escáner de Windows puedes redactar directamente el fax o escanearlo desde un escaner o impresora multifunción.

Algunos fabricantes de modem fax incluyen su propio software para enviar y recibir fax.

Si tienes un ordenador MacOs no tienes disponible ninguna aplicación gratuita que venga incluida con el sistema operativo.

modem fax computadora

Un modem fax externo

Es un dispositivo que, conectado a una línea telefónica, permite al ordenador recibir y enviar fax. Hace décadas el modem fax era una tarjeta que se insertaba en las ranuras de la placa madre del ordenador. En la actualidad el fax modem se conecta a través de una salida USB.

Algunos modem utilizados para la ampliación de puertos de redes o para la conexión a internet vienen con la función de fax.

La línea telefónica

No hace falta una línea de fax dedicada. Puedes utilizar la misma linea de teléfono que ya tienes para la conexión ADSL.

Todo lo que tienes que hacer es conectar una clavija de teléfono con el modem fax a través de un cable.

Como enviar un fax desde el PC

La interfaz del Fax y escáner de Windows es como la de un servidor de correo electrónico, con una bandeja de entrada, otra de salida y una carpeta de faxes enviados.

enviar fax PC

Para enviar un fax:

  1. Selecciona «Nuevo fax»
  2. Elije si deseas una portada
  3. Escribe el número de fax del receptor
  4. Anota el «Asunto»
  5. Escribe el contenido del fax o adjúntale un documento
  6. Selecciona «Enviar»

El software marcará el número del destinatario e iniciará la transmisión. Puede tardar un minuto por cada página que se envíe.

Al final de la transmisión el software muestra una página con el reporte del envío. En caso de que la transmisión resultase fallida tendrás una explicación del fallo (suele ser de línea de destino ocupada o que el modem fax no funciona).

Envío de fax online

Puedes enviar un fax desde tu ordenador o computadora a través de un servicio de fax virtual.

fax online

Para enviar o recibir un fax online necesitas:

  • Acceder a un servicio de fax online
  • Obtener un número de fax virtual

El proceso es tan sencillo como recibir o enviar un correo electrónico. Solo necesitas adjuntar el documento que quieres enviar a la dirección de correo electrónico, entrar el número de fax online y enviarlo.

La principal ventaja de enviar fax por internet es que no necesitas un equipo que te ocupa espacio en la oficina y consume tinta o toner.

Enviar un fax desde un telefax antiguo

Un fax antiguo es una máquina cuyo funcionamiento es bastante simple.

  1. Coloca el papel en el alimentador de documentos
  2. Marca el número de teléfono asociado al fax del receptor
  3. Pulsa enviar
  4. Espera a que se termine de enviar el fax
  5. Recoge tu documento y la confirmación del envío

Algunos modelos venían con un teléfono acoplado. En estos casos se marcaba el número y cuando se escuchaba el característico pitido del fax receptor se colgaba el teléfono.

fax antiguo

Cómo funciona un fax antiguo

Un telefax es un aparato diseñado para enviar y recibir documentos, por lo que consta de un emisor y un receptor de información.

La parte emisora es un escaner que escanea línea a línea el documento y en blanco y negro. Detecta si en una parte de la línea hay un punto en blanco o en negro y emite una señal electrónica. Si a lo largo de la línea hay un punto en negro, transmite un impulso eléctrico. Si a continuación existe uno blanco, transmite otro impulso diferente.

fax

Así línea a línea hasta completar el documento.

En otro fax, unido a la línea telefónica que hemos marcado, detecta que le están enviando un documento y se activa. Línea a línea va imprimiendo el patrón de puntos en negro y en blanco hasta que termina de imprimir el documento.

Qué ocurre dentro del fax

En un fax antiguo introduces el papel en la ranura de entrada o en el alimentador de documentos. Para escanear el documento se activan unos rodillos que van introduciendo el papel hasta una zona del equipo donde se expone a una luz intensa.

Las áreas blancas del papel reflejan la luz y las partes oscuras la adsorben. Esta luz reflejada es detectada por un CCD, que es un dispositivo fotosensible que traduce los fotones que recibe en señales eléctricas.

luz fax

De esta forma las sucesivas líneas se convierten en un patrón digital numérico (ceros y unos) que indican si existe o no luz reflejada y por tanto el patrón de espacios en negro o blanco de cada línea.

Este patrón de ceros y unos se transmite por una línea telefónica hasta otro telefax, que contiene una impresora que traduce estos ceros y unos en espacios impresos o sin imprimir.

Al final del proceso el documento sale impreso en el telefax del receptor.

faxpatenteRicoh
Imagen de la patente estadounidense 4630123: Compact facsimile machine by Shigeru Kadomatsu, Ricoh Co. Ltd, 16 de diciembre de 1986, por cortesía de la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos.

Explicación de la imagen: Durante el escaneo, el documento original pasa por una serie de rodillos (verdes) a lo largo de la trayectoria de puntos naranja de la izquierda, pasando por la luz brillante de escaneo (amarilla, 48). La luz refleja la superficie blanca y negra del documento a lo largo de la trayectoria óptica de puntos amarillos y negros hacia el escáner (rojo). El CCD (gris, 36) digitaliza la imagen para su transmisión. Cuando se reciben los faxes, la impresora térmica (azul, 29) los reproduce en el papel que sale del gran rollo del centro. Un mecanismo de corte de papel (verde, 27) corta el rollo en hojas sueltas a su paso.

Ventajas y desventajas de un fax antiguo

Lo principal ventaja de un fax tradicional es su facilidad de uso.

papel fax

Para enviar solo hay que poner el papel en el equipo, marcar, pulsar «enviar» y esperar a la confirmación de recepción desde el otro lado.

Recibir un fax es igual de sencillo. Si está configurado en el modo «Auto» la máquina recibirá el fax de modo automático. Solo tienes que recogerlo.

Si el equipo está configurado de modo manual tienes que descolgar el teléfono y, si escuchas un chirrido por el auricular, debes presionar el botón «inicio».

Un fax antiguo presenta 3 desventajas:

  • La mayoría tienen una impresora térmica. La impresión la hacen sobre un papel sensible al calor y con el tiempo se desvanece el documento.
  • Las imágenes solo son en blanco y negro. No existen matices ni grises, por lo que solo están indicados en documentos con solo texto.
  • Tardan mucho en escanear y enviar una página (hasta un minuto), lo que los hace lentos cuando tenemos que enviar muchos documentos.
impresion termica fax

Historia del fax

El fax fue inventado en 1843 por Alexander Bain quién fue el primero que pudo enviar una imagen a través de un cable mediante señales eléctricas.

A este primer dispositivo se le denominó telégrafo de impresión eléctrica. Era un dispositivo bastante tosco, muy diferente de los aparatos compactos que conocemos hoy.

Pantelegraph

Bain utilizaba péndulos y un reloj para capturar las imágenes línea por línea y sincronizarlas con el dispositivo receptor que las reproducía.

El invento fue mejorado por el físico inglés Frederick Bakewell, que en lugar de péndulos utilizó cilindros giratorios y un estilete para imprimir la imagen.

Poco antes de 1870 creó un fax que denominó Pantalegraph, que fue la base de los faxes modernos.

En 1964 Xerox patentó un fax (el Long Distance Xerograph o LDX) que podía transmitir documentos enteros a cualquier otro fax en cualquier lugar del mundo. Sin embargo, este sistema requería una línea de comunicación específica y tardaba más de 5 minutos en enviar un solo documento.

telefax antiguo

En las décadas de los 70 y 80 los fabricantes japoneses tomaron la delantera en la fabricación de máquinas de fax y mejoraron los equipos.

En 1982 se introdujo la primera tarjeta de circuitos integrados que, insertada en un ordenador, permitía enviar un fax directamente desde el ordenador.

En 1996 se introdujo por primera vez un servicio de fax por internet, permitiendo enviar y recibir faxes desde una computadora sin instalar ninguna tarjeta.

Actualmente puedes tener multifuncionales modernas con costes de impresión fijos que incluyen la monitorización remota de consumibles, servicio técnico y asistencia cuando la necesites.

fax marcar

Resumiendo

Hasta la década de los noventa el fax era la forma más común de comunicarse entre empresas y administraciones. El auge de internet impulsó el uso de correo electrónico, que terminó por sustituirlo como medio de comunicación.

El telefax, lejos de estar muerto, está encontrando nuevos adeptos gracias a la privacidad y seguridad de aporta a las comunicaciones.

Más información

La historia del fax – Desde la invención de Alexander Bain en 1843 hasta los sistemas de fax actuales basados en Internet (y todo lo demás)

History of the Fax Machine Artículo donde te explica no solo la evolución de este invento sino como funcionaba el primer fax.

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